Osnove channel managerja: brez overbookingov

Prodaja istih sob na Booking.com, Airbnb, Expedia in lastni spletni strani je najlažji način, da napolnite manjši hotel. Hkrati je to tudi najlažji način, da isto sobo prodate dvakrat.

Prezasedenost (overbooking) je draga. Plačati morate nadomestno nastanitev gosta, lahko izgubite oceno, OTA kanali pa lahko kaznujejo vašo objavo. Dobra novica je, da ima skoraj vsak overbooking jasen tehnični vzrok, večino pa lahko preprečite s pravilno nastavitvijo.

Kako v resnici pride do overbookingov

Ročne posodobitve v ekstranetih

Če razpoložljivost posodabljate tako, da se ročno prijavljate v vsak ekstranet, vedno nastane zamik med rezervacijo na enem kanalu in zaprtjem sobe na drugih kanalih. Ob zasedenem večeru lahko v tem zamiku prispeta dve rezervaciji.

Zamiki pri iCal

Veliko manjših nastanitvenih objektov povezuje Airbnb, Vrbo in druge kanale prek povezav koledarja iCal. iCal je preprost in brezplačen, vendar ne deluje v realnem času. Vsaka platforma vaš koledar pridobiva po svojem urniku, običajno nekje med vsakih 30 minut in vsakih nekaj ur. V tem času je soba, ki ste jo pravkar prodali drugje, še vedno videti prosta.

iCal poleg tega deli samo blokirane datume. Ne pošilja cen, omejitev ali števila preostalih sob, zato slabo deluje za vse, kar ni ena sama enota.

Dvosmerni API v primerjavi z iCal

Dvosmerna API povezava deluje drugače. Razpoložljivost, cene in omejitve se pošljejo na kanal takoj, ko se spremenijo, nove rezervacije, spremembe in odpovedi pa se samodejno vrnejo v vaš sistem. Časovno okno, v katerem lahko pride do dvojne rezervacije, se skrajša z ur na sekunde.

Napake pri mapiranju tipov sob

Vsak kanal ima svoj seznam tipov sob, vaš channel manager pa jih mora pravilno povezati. Če je vaša „Dvoposteljna soba z balkonom“ na Booking.com povezana z napačno sobo ali če dva tipa sob na kanalih kažeta na isto fizično zalogo, ne da bi se štela skupaj, se razpoložljivost razhaja.

Mapiranje cenovnih načrtov

Tudi cenovne načrte, kot so nepovratna cena, zajtrk vključen ali daljše bivanje, je treba mapirati. Cenovni načrt, ki ni mapiran ali je mapiran na napačno sobo, lahko ostane odprt na kanalu, čeprav ste mislili, da ste ga zaprli.

Zaprti datumi se ne pošljejo

V svojem sistemu zaprete datum zaradi vzdrževanja ali zasebnega dogodka, zaprtje pa se nikoli ne pošlje na enega od kanalov, morda zato, ker je povezan prek iCal ali ker ta tip sobe ni mapiran. Kanal še naprej prodaja.

Odpovedi se ne vrnejo

Ko odpoved ali sprememba na OTA kanalu ne pride do vašega sistema, soba ostane blokirana ali, še slabše, spremenjeno datumsko obdobje ni posodobljeno. Včasih se zgodi obratno: rezervacijo odpoveste v svojem sistemu, kanal pa jo še vedno obravnava kot aktivno.

Kontrolni seznam za nastavitev

Večina dela pri preprečevanju overbookingov se opravi enkrat, ko povezujete svoje kanale. Ta seznam skrbno preverite.

Izberite en vir resnice. Vsa razpoložljivost naj prihaja z enega mesta, iz vašega PMS in channel managerja. Ne urejajte več razpoložljivosti neposredno v ekstranetih, razen v nujnem primeru.
Mapirajte vsak tip sobe. Preverite, da je vsak tip sobe na vsakem kanalu povezan s pravo sobo v vašem sistemu in da nič ne ostane nemapirano.
Mapirajte vsak cenovni načrt. Enako naredite za cenovne načrte. Zaprite ali izbrišite vsak cenovni načrt na kanalu, ki ga ne nameravate prodajati.
Po potrebi nastavite največje število za prodajo na kanal. Alotmaji ali vrednost „max to sell“ vam omogočajo, da omejite, koliko sob lahko sprejme posamezen kanal, na primer da v visoki sezoni obdržite dve sobi za neposredne rezervacije.
Razmislite o majhni rezervi. Na datumih z velikim povpraševanjem vam ena soba, ki je ne ponudite na OTA kanalih, daje možnost, kam namestiti gosta, če gre kaj narobe.
Minimalno bivanje in druge omejitve nastavite centralno. Minimalno bivanje, zaprto za prihod in zaprto za odhod nastavite enkrat ter pošljite na vsak kanal, namesto da jih vzdržujete ločeno.
Kjer lahko, zamenjajte iCal. Uporabite dvosmerne povezave za vsak kanal, ki jih ponuja, iCal pa ohranite samo za platforme, kjer API ni na voljo.
Pred objavo testirajte. Na vsakem kanalu naredite testno rezervacijo in odpoved ter preverite, da se pravilno prikažeta v vašem koledarju.
Redno preverjajte dnevnik povezav. Dober channel manager vam pokaže neuspele posodobitve. V prvih tednih ga preverite vsak dan.

Kaj storiti, ko se overbooking vseeno zgodi

Tudi ob skrbni nastavitvi se overbooking še vedno lahko zgodi, na primer med izpadom kanala. Imejte pripravljen načrt, da ne boste improvizirali z gostom na recepciji.

Ukrepajte čim prej. Takoj ko opazite dvojno rezervacijo, se odločite, katero rezervacijo boste premaknili. Veliko bolje je gosta kontaktirati več dni vnaprej kot mu to povedati ob prihodu.

Imejte pravilo za premestitev gosta. Pravilo za premestitev določa, kako gosta premestite, ko ga ne morete nastaniti. Običajno zajema, katere bližnje nastanitvene objekte uporabljate, kdo plača nadomestno sobo in prevoz ter kdo sprejme odločitev.

Premestite v enakovreden ali boljši nastanitveni objekt. Pripravite kratek seznam bližnjih hotelov podobnega ali višjega standarda in se z njihovimi lastniki vnaprej dogovorite, da si boste po potrebi pomagali.

Ponudite pošteno nadomestilo. Plačajte razliko v ceni in taksi ter razmislite o gesti, kot je popust za prihodnje bivanje. Dobro izpeljana premestitev se pogosto še vedno konča s pozitivno oceno.

Kontaktirajte partnersko podporo OTA kanala. Če je rezervacija prišla prek Booking.com, Airbnb ali drugega kanala, njihovi ekipi za partnersko podporo povejte, kaj se je zgodilo. Lahko pomagajo pri gostu, dokumentiranje vzroka pa zaščiti vašo objavo, če je šlo za tehnično napako.

Poiščite vzrok. Ko je za gosta poskrbljeno, natančno ugotovite, zakaj se je to zgodilo: mapiranje, zamik iCal, ročna sprememba ali neuspešna posodobitev. Popravite vzrok, da se ne ponovi.

Kako to rešuje channel manager Ospitessa

Ospitessa channel manager je vgrajen v PMS, zato je koledar, ki ga uporabljate vsak dan, edini vir razpoložljivosti.

Na kanalih z dvosmerno povezavo se razpoložljivost, cene in omejitve pošljejo v nekaj sekundah po vsaki spremembi, rezervacije, spremembe in odpovedi pa se samodejno vrnejo.
Povezave vključujejo Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com, Google Hotels, Vrbo, Hotelbeds, Hostelworld, HRS in več kot 70 drugih partnerjev. Celoten seznam najdete na naši strani z integracijami.
iCal je na voljo samo kot rezervna možnost za platforme brez API povezave.
Tipe sob in cenovne načrte mapirate enkrat, alotmaje, minimalno bivanje in druge omejitve pa lahko nastavite na enem mestu prek cen in razpoložljivosti.
Rezervacije iz vašega lastnega sistema za spletne rezervacije (booking engine) posodabljajo isti koledar, zato neposredne in OTA rezervacije nikoli ne tekmujejo za isto sobo.

Če prehajate z ročnih posodobitev ekstranetov ali povezav iCal in želite pred preklopom preveriti svoje mapiranje, rezervirajte predstavitev in skupaj ga bomo pregledali.

channel manageroverbookingBooking.comAirbnbdistribucija