Channel manager: evita overbookings en Booking.com y Airbnb

Vender las mismas habitaciones en Booking.com, Airbnb, Expedia y tu propia web es la forma más sencilla de llenar un hotel pequeño. También es la forma más sencilla de vender la misma habitación dos veces.

Un overbooking sale caro. Pagas el alojamiento alternativo del huésped, puedes perder una reseña y las OTA pueden penalizar tu anuncio. La buena noticia es que casi todos los overbookings tienen una causa técnica clara, y la mayoría se pueden evitar con una configuración correcta.

Cómo ocurren realmente los overbookings

Actualizaciones manuales en extranets

Si actualizas la disponibilidad entrando a mano en cada extranet, siempre hay un intervalo entre que entra una reserva en un canal y cierras la habitación en los demás. En una tarde con mucha demanda, dos reservas pueden entrar en ese intervalo.

Retrasos de iCal

Muchos alojamientos pequeños conectan Airbnb, Vrbo y otros canales con enlaces de calendario iCal. iCal es sencillo y gratuito, pero no funciona en tiempo real. Cada plataforma consulta tu calendario según su propio horario, normalmente entre cada 30 minutos y cada pocas horas. Durante ese periodo, una habitación que acabas de vender en otro sitio sigue apareciendo como disponible.

iCal, además, solo comparte fechas bloqueadas. No envía precios, restricciones ni el número de habitaciones restantes, así que funciona mal para cualquier cosa que no sea una única unidad.

API bidireccional frente a iCal

Una conexión API bidireccional funciona de otra manera. La disponibilidad, las tarifas y las restricciones se envían al canal en cuanto cambian, y las nuevas reservas, modificaciones y cancelaciones vuelven automáticamente a tu sistema. El intervalo en el que puede producirse una doble reserva se reduce de horas a segundos.

Errores de mapeo de tipos de habitación

Cada canal tiene su propia lista de tipos de habitación, y tu channel manager debe mapearlos correctamente. Si tu «Doble con balcón» está mapeada con la habitación equivocada en Booking.com, o si dos tipos de habitación del canal apuntan al mismo inventario físico sin contarse conjuntamente, la disponibilidad se desajusta.

Mapeo de planes de tarifas

Los planes de tarifas, como no reembolsable, desayuno incluido o larga estancia, también deben mapearse. Un plan de tarifas que no está mapeado, o que está mapeado con la habitación equivocada, puede seguir abierto en un canal cuando pensabas que lo habías cerrado.

Fechas cerradas que no se envían

Cierras una fecha por mantenimiento o por un evento privado en tu propio sistema, pero el cierre nunca se envía a uno de los canales, quizá porque está conectado por iCal o porque ese tipo de habitación no está mapeado. El canal sigue vendiendo.

Cancelaciones que no vuelven

Cuando una cancelación o modificación en una OTA no llega a tu sistema, la habitación sigue bloqueada o, peor aún, no se actualiza un rango de fechas modificado. A veces ocurre lo contrario: cancelas en tu sistema, pero el canal sigue tratando la reserva como activa.

Lista de comprobación de configuración

La mayor parte del trabajo para evitar overbookings se hace una sola vez, cuando conectas tus canales. Revisa esta lista con atención.

Elige una única fuente de verdad. Toda la disponibilidad debe venir de un único lugar: tu PMS y channel manager. Deja de editar la disponibilidad directamente en las extranets, salvo en una emergencia.
Mapea cada tipo de habitación. Comprueba que todos los tipos de habitación de cada canal estén mapeados con la habitación correcta en tu sistema, y que no quede nada sin mapear.
Mapea cada plan de tarifas. Haz lo mismo con los planes de tarifas. Cierra o elimina cualquier plan de tarifas en un canal que no tengas intención de vender.
Define un máximo a vender por canal si lo necesitas. Los cupos o una cifra de «máximo a vender» te permiten limitar cuántas habitaciones puede coger cada canal; por ejemplo, reservar dos habitaciones para reservas directas en temporada alta.
Considera un pequeño margen de seguridad. En fechas de alta demanda, retener una habitación fuera de las OTA te da margen para alojar a un huésped si algo falla.
Configura la estancia mínima y otras restricciones de forma centralizada. La estancia mínima, cerrado a llegadas y cerrado a salidas deben configurarse una vez y enviarse a todos los canales, no mantenerse por separado.
Sustituye iCal cuando puedas. Usa conexiones bidireccionales para todos los canales que las ofrezcan, y deja iCal solo para plataformas en las que no haya API disponible.
Prueba antes de activar. Haz una reserva de prueba y una cancelación en cada canal, y comprueba que aparecen correctamente en tu calendario.
Revisa el registro de conexión con regularidad. Un buen channel manager te muestra las actualizaciones fallidas. Míralo cada día durante las primeras semanas.

Qué hacer si aun así se produce un overbooking

Incluso con una configuración cuidadosa, puede producirse un overbooking, por ejemplo durante una caída de un canal. Ten un plan preparado para no improvisar con un huésped en recepción.

Actúa lo antes posible. En cuanto detectes la doble reserva, decide qué reserva vas a reubicar. Contactar con el huésped con días de antelación es mucho mejor que decírselo a su llegada.

Ten una política de reubicación. Una política de reubicación establece cómo reubicas a un huésped cuando no puedes alojarlo. Normalmente cubre qué alojamientos cercanos utilizas, quién paga la habitación alternativa y el transporte, y quién toma la decisión.

Reubica en un alojamiento igual o mejor. Mantén una lista breve de hoteles cercanos de categoría similar o superior, y acuerda de antemano con sus propietarios que os ayudaréis cuando haga falta.

Ofrece una compensación justa. Paga la diferencia de precio y el taxi, y considera un gesto como un descuento en una futura estancia. Una reubicación bien gestionada a menudo acaba igualmente en una reseña positiva.

Contacta con el soporte para partners de la OTA. Si la reserva llegó a través de Booking.com, Airbnb u otro canal, informa a su equipo de soporte para partners de lo ocurrido. Pueden ayudar con el huésped, y documentar la causa protege tu anuncio si fue un fallo técnico.

Encuentra la causa. Una vez atendido el huésped, rastrea exactamente por qué ocurrió: mapeo, retraso de iCal, un cambio manual o una actualización fallida. Corrígelo para que no vuelva a pasar.

Cómo lo gestiona el channel manager de Ospitessa

El channel manager de Ospitessa está integrado en el PMS, de modo que el calendario que usas cada día es la única fuente de disponibilidad.

En los canales con conexión bidireccional, la disponibilidad, las tarifas y las restricciones se envían en cuestión de segundos tras cualquier cambio, y las reservas, modificaciones y cancelaciones vuelven automáticamente.
Las conexiones cubren Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com, Google Hotels, Vrbo, Hotelbeds, Hostelworld, HRS y más de 70 partners adicionales. Consulta la lista completa en nuestra página de integraciones.
iCal está disponible solo como alternativa para plataformas sin conexión API.
Los tipos de habitación y los planes de tarifas se mapean una vez, y puedes configurar cupos, estancia mínima y otras restricciones en un único lugar mediante tarifas y disponibilidad.
Las reservas de tu propio motor de reservas actualizan el mismo calendario, por lo que las reservas directas y las de OTA nunca compiten por la misma habitación.

Si vienes de actualizaciones manuales en extranets o de enlaces iCal y quieres revisar tu mapeo antes de cambiar, solicita una demo y lo veremos contigo.

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