Channel manager: evita overbooking su Booking.com e Airbnb

Vendere le stesse camere su Booking.com, Airbnb, Expedia e sul tuo sito è il modo più semplice per riempire un piccolo hotel. È anche il modo più semplice per vendere due volte la stessa camera.

Un overbooking costa caro. Paghi l’alloggio alternativo dell’ospite, rischi di perdere una recensione e le OTA possono penalizzare il tuo annuncio. La buona notizia è che quasi ogni overbooking ha una causa tecnica chiara, e la maggior parte si può prevenire con una configurazione corretta.

Come avvengono davvero gli overbooking

Aggiornamenti manuali sugli extranet

Se aggiorni la disponibilità entrando a mano in ogni extranet, c’è sempre un intervallo tra l’arrivo di una prenotazione su un canale e la chiusura della camera sugli altri. In una serata intensa, due prenotazioni possono entrare proprio in quell’intervallo.

Ritardi di iCal

Molte piccole strutture collegano Airbnb, Vrbo e altri portali con link calendario iCal. iCal è semplice e gratuito, ma non è in tempo reale. Ogni piattaforma legge il calendario secondo i propri tempi, in genere da ogni 30 minuti a ogni poche ore. In quella finestra, una camera appena venduta altrove risulta ancora libera.

iCal inoltre condivide solo le date bloccate. Non invia prezzi, restrizioni o il numero di camere rimaste, quindi funziona male per tutto ciò che non sia una singola unità.

API bidirezionale vs iCal

Una connessione API bidirezionale funziona in modo diverso. Disponibilità, tariffe e restrizioni vengono inviate al canale appena cambiano, e nuove prenotazioni, modifiche e cancellazioni rientrano automaticamente nel tuo sistema. La finestra in cui può verificarsi una doppia prenotazione si riduce da ore a secondi.

Errori di mappatura delle tipologie di camera

Ogni canale ha il proprio elenco di tipologie di camera, e il tuo channel manager deve mapparle correttamente. Se la tua «Doppia con balcone» è mappata sulla camera sbagliata su Booking.com, oppure due tipologie di camera del canale puntano alla stessa disponibilità fisica senza essere conteggiate insieme, la disponibilità si disallinea.

Mappatura dei piani tariffari

Anche i piani tariffari, come non rimborsabile, colazione inclusa o soggiorno lungo, devono essere mappati. Un piano tariffario non mappato, o mappato sulla camera sbagliata, può restare aperto su un canale quando pensavi di averlo chiuso.

Date chiuse non inviate

Chiudi una data per manutenzione o per un evento privato nel tuo sistema, ma la chiusura non viene mai inviata a uno dei canali, magari perché è collegato via iCal o perché quella tipologia di camera non è mappata. Il canale continua a vendere.

Cancellazioni non ricevute

Quando una cancellazione o modifica su una OTA non arriva al tuo sistema, la camera resta bloccata o, peggio, un intervallo di date modificato non viene aggiornato. A volte succede il contrario: cancelli nel tuo sistema, ma il canale considera ancora attiva la prenotazione.

Checklist di configurazione

La maggior parte del lavoro per prevenire gli overbooking si fa una volta sola, quando colleghi i canali. Segui questa lista con attenzione.

Scegli una sola fonte della verità. Tutta la disponibilità deve partire da un unico punto: il tuo PMS e channel manager. Smetti di modificare la disponibilità direttamente negli extranet, salvo emergenze.
Mappa ogni tipologia di camera. Controlla che ogni tipologia di camera su ogni canale sia mappata alla camera corretta nel tuo sistema, e che nulla resti non mappato.
Mappa ogni piano tariffario. Fai lo stesso per i piani tariffari. Chiudi o elimina qualsiasi piano tariffario su un canale che non intendi vendere.
Imposta un massimo vendibile per canale, se ti serve. Gli allotment o un valore di «max to sell» ti permettono di limitare quante camere può prendere ogni canale, ad esempio tenendo due camere per le prenotazioni dirette in alta stagione.
Valuta un piccolo margine di sicurezza. Nelle date ad alta domanda, trattenere una camera dalle OTA ti dà una soluzione dove sistemare un ospite se qualcosa va storto.
Imposta soggiorno minimo e altre restrizioni centralmente. Soggiorno minimo, chiuso all’arrivo e chiuso alla partenza devono essere impostati una sola volta e inviati a ogni canale, non gestiti separatamente.
Sostituisci iCal dove puoi. Usa connessioni bidirezionali per ogni canale che le offre e tieni iCal solo per le piattaforme senza API disponibili.
Fai un test prima di andare online. Effettua una prenotazione di prova e una cancellazione su ogni canale, e verifica che compaiano correttamente nel tuo calendario.
Controlla regolarmente il log di connessione. Un buon channel manager ti mostra gli aggiornamenti non riusciti. Guardalo ogni giorno nelle prime settimane.

Cosa fare se un overbooking succede comunque

Anche con una configurazione attenta, un overbooking può ancora capitare, ad esempio durante un’interruzione di un canale. Prepara un piano, così non dovrai improvvisare con un ospite alla reception.

Agisci il prima possibile. Appena individui la doppia prenotazione, decidi quale prenotazione spostare. Contattare l’ospite con giorni di anticipo è molto meglio che dirglielo all’arrivo.

Definisci una procedura di riprotezione. Una procedura di riprotezione stabilisce come ricollocare un ospite quando non puoi accoglierlo. Di solito copre quali strutture vicine usare, chi paga la camera alternativa e il trasporto, e chi prende la decisione.

Ricolloca l’ospite in una struttura pari o migliore. Tieni una breve lista di hotel vicini di livello simile o superiore, e concorda in anticipo con i titolari che vi aiuterete quando serve.

Offri un compenso equo. Paga la differenza di prezzo e il taxi, e valuta un gesto come uno sconto su un soggiorno futuro. Una ricollocazione gestita bene spesso si conclude comunque con una recensione positiva.

Contatta il supporto partner della OTA. Se la prenotazione è arrivata tramite Booking.com, Airbnb o un altro canale, informa il loro team di supporto partner su ciò che è successo. Possono aiutarti con l’ospite, e documentare la causa protegge il tuo annuncio se si è trattato di un problema tecnico.

Trova la causa. Dopo aver sistemato l’ospite, ricostruisci esattamente perché è successo: mappatura, ritardo iCal, modifica manuale o aggiornamento non riuscito. Correggi il problema perché non si ripeta.

Come lo gestisce il channel manager di Ospitessa

Il channel manager Ospitessa è integrato nel PMS, quindi il calendario che usi ogni giorno è l’unica fonte della disponibilità.

Sui canali con connessione bidirezionale, disponibilità, tariffe e restrizioni vengono inviate entro pochi secondi da qualsiasi modifica, e prenotazioni, modifiche e cancellazioni rientrano automaticamente.
Le connessioni coprono Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com, Google Hotels, Vrbo, Hotelbeds, Hostelworld, HRS e oltre 70 altri partner. Consulta l’elenco completo nella nostra pagina integrazioni.
iCal è disponibile solo come soluzione di ripiego per le piattaforme senza connessione API.
Tipologie di camera e piani tariffari vengono mappati una sola volta, e puoi impostare allotment, soggiorno minimo e altre restrizioni in un unico punto tramite tariffe e disponibilità.
Le prenotazioni dal tuo booking engine aggiornano lo stesso calendario, quindi prenotazioni dirette e OTA non competono mai per la stessa camera.

Se stai passando dagli aggiornamenti manuali sugli extranet o dai link iCal e vuoi controllare la mappatura prima del cambio, prenota una demo e la verificheremo insieme a te.

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