Channel manager: без овърбукинг в Booking.com и Airbnb

Да продавате едни и същи стаи в Booking.com, Airbnb, Expedia и на собствения си сайт е най-лесният начин да запълните малък хотел. Това е и най-лесният начин да продадете една и съща стая два пъти.

Овърбукингът струва скъпо. Плащате алтернативното настаняване на госта, може да загубите отзив, а OTA каналите могат да санкционират вашия профил. Добрата новина е, че почти всеки овърбукинг има ясна техническа причина и повечето случаи могат да бъдат предотвратени с правилна настройка.

Как всъщност възниква овърбукинг

Ръчни актуализации в extranet

Ако актуализирате наличността, като влизате ръчно във всеки extranet, винаги има интервал между резервацията, която идва от един канал, и затварянето на стаята в останалите. В натоварена вечер две резервации могат да попаднат точно в този интервал.

Забавяния при iCal

Много малки обекти свързват Airbnb, Vrbo и други платформи чрез iCal календарни линкове. iCal е прост и безплатен, но не работи в реално време. Всяка платформа изтегля календара ви по свой график, обикновено някъде между всеки 30 минути и няколко часа. През този период стая, която току-що сте продали другаде, все още изглежда свободна.

iCal също споделя само блокирани дати. Той не изпраща цени, ограничения или броя оставащи стаи, затова работи слабо за всичко различно от единичен обект.

Двупосочен API срещу iCal

Двупосочната API връзка работи по друг начин. Наличност, цени и ограничения се изпращат към канала веднага щом се променят, а нови резервации, промени и анулации се връщат автоматично във вашата система. Времевият прозорец, в който може да възникне двойна резервация, се свива от часове до секунди.

Грешки при мапинг на типове стаи

Всеки канал има собствен списък с типове стаи и вашият channel manager трябва да ги мапне правилно. Ако вашата „Двойна стая с балкон“ е мапната към грешна стая в Booking.com или два типа стаи от канала сочат към една и съща физическа наличност, без да се броят заедно, наличността се разминава.

Мапинг на ценови планове

Ценови планове като невъзвръщаема цена, включена закуска или дълъг престой също трябва да бъдат мапнати. Ценови план, който не е мапнат или е мапнат към грешна стая, може да остане отворен в даден канал, когато сте мислели, че сте го затворили.

Затворени дати, които не са изпратени

Затваряте дата за поддръжка или частно събитие във вашата система, но затварянето никога не се изпраща към един от каналите — например защото е свързан чрез iCal или защото този тип стая не е мапнат. Каналът продължава да продава.

Анулации, които не се връщат

Когато анулация или промяна в OTA не достигне до вашата система, стаята остава блокирана или, още по-лошо, промененият период не се актуализира. Понякога се случва обратното: анулирате във вашата система, но каналът все още третира резервацията като активна.

Чеклист за настройка

По-голямата част от работата по предотвратяване на овърбукинг се прави веднъж — когато свързвате каналите си. Минете внимателно през този списък.

1. Изберете един източник на истина. Цялата наличност трябва да идва от едно място — вашия PMS и channel manager. Спрете да редактирате наличността директно в extranets, освен при спешен случай.
2. Мапнете всеки тип стая. Проверете дали всеки тип стая във всеки канал е мапнат към правилната стая във вашата система и дали нищо не е останало немапнато.
3. Мапнете всеки ценови план. Направете същото за ценовите планове. Затворете или изтрийте всеки ценови план в даден канал, който не възнамерявате да продавате.
4. Задайте максимум за продажба по канал, ако ви е нужен. Allotments или стойност „max to sell“ ви позволяват да ограничите колко стаи може да вземе всеки канал — например да запазите две стаи за директни резервации във висок сезон.
5. Помислете за малък буфер. На дати с голямо търсене задържането на една стая извън OTA каналите ви дава резервен вариант къде да настаните гост, ако нещо се обърка.
6. Задавайте минимален престой и други ограничения централизирано. Минимален престой, затворено за пристигане и затворено за заминаване трябва да се задават веднъж и да се изпращат към всеки канал, а не да се поддържат отделно.
7. Заменете iCal, където можете. Използвайте двупосочни връзки за всеки канал, който ги предлага, и оставете iCal само за платформи, при които няма API.
8. Тествайте преди пускане. Направете тестова резервация и анулация във всеки канал и проверете дали се появяват правилно в календара ви.
9. Проверявайте редовно лога на връзката. Добрият channel manager ви показва неуспешните актуализации. Преглеждайте го всеки ден през първите седмици.

Какво да направите, ако все пак възникне овърбукинг

Дори при внимателна настройка овърбукинг все още може да се случи — например при прекъсване на канал. Имайте готов план, за да не импровизирате с гост на рецепцията.

Действайте възможно най-рано. Веднага щом забележите двойната резервация, решете коя резервация ще преместите. Да се свържете с госта дни предварително е много по-добре, отколкото да му го съобщите при пристигане.

Имайте политика за пренасочване. Политиката за пренасочване описва как премествате гост, когато не можете да го настаните. Обикновено включва кои близки обекти използвате, кой плаща алтернативната стая и транспорта и кой взема решението.

Преместете госта в равностоен или по-добър обект. Поддържайте кратък списък с близки хотели от сходен или по-висок стандарт и се договорете предварително със собствениците им да си помагате при нужда.

Предложете справедлива компенсация. Платете разликата в цената и таксито и обмислете жест, например отстъпка за бъдещ престой. Добре управляваното преместване често все пак завършва с положителен отзив.

Свържете се с партньорската поддръжка на OTA. Ако резервацията е дошла през Booking.com, Airbnb или друг канал, уведомете техния екип за партньорска поддръжка какво се е случило. Те могат да помогнат с госта, а документирането на причината защитава вашия профил, ако става дума за технически проблем.

Открийте причината. След като гостът е обслужен, проследете точно защо се е случило: мапинг, забавяне на iCal, ръчна промяна или неуспешна актуализация. Поправете го, за да не се повтори.

Как channel manager на Ospitessa се справя с това

Channel manager на Ospitessa е вграден в PMS, така че календарът, който използвате всеки ден, е единственият източник на наличност.

• При канали с двупосочна връзка наличност, цени и ограничения се изпращат в рамките на секунди след всяка промяна, а резервации, промени и анулации се връщат автоматично.
• Връзките покриват Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com, Google Hotels, Vrbo, Hotelbeds, Hostelworld, HRS и още над 70 други партньори. Вижте пълния списък на нашата страница с интеграции.
• iCal е наличен само като резервен вариант за платформи без API връзка.
• Типовете стаи и ценовите планове се мапват веднъж, а allotments, минимален престой и други ограничения можете да задавате на едно място чрез цени и наличност.
• Резервациите от вашата собствена система за онлайн резервации (booking engine) актуализират същия календар, така че директните резервации и OTA резервациите никога не се конкурират за една и съща стая.

Ако преминавате от ръчни актуализации в extranets или iCal линкове и искате да проверите мапинга си преди смяната, заявете демо и ще го прегледаме заедно с вас.

channel managerовърбукингBooking.comAirbnbдистрибуция