Channel manager: bez overbookingu na Booking.com a Airbnb

Predávať tie isté izby cez Booking.com, Airbnb, Expedia a vlastný web je najjednoduchší spôsob, ako zaplniť menší hotel. Zároveň je to najjednoduchší spôsob, ako predať tú istú izbu dvakrát.

Overbooking je drahý. Platíte hosťovi náhradné ubytovanie, môžete prísť o hodnotenie a OTA portály môžu penalizovať váš profil. Dobrá správa je, že takmer každý overbooking má jasnú technickú príčinu a väčšine z nich sa dá predísť správnym nastavením.

Ako overbooking v skutočnosti vzniká

Ručné úpravy v extranete

Ak dostupnosť upravujete ručne po prihlásení do každého extranetu, vždy vzniká medzera medzi tým, keď príde rezervácia z jedného kanála, a tým, keď izbu uzavriete na ostatných. Počas rušného večera môžu do tejto medzery spadnúť dve rezervácie.

Oneskorenia iCal

Mnohé menšie ubytovacie zariadenia prepájajú Airbnb, Vrbo a ďalšie platformy pomocou odkazov na kalendár iCal. iCal je jednoduchý a bezplatný, ale nefunguje v reálnom čase. Každá platforma si váš kalendár načítava podľa vlastného harmonogramu, zvyčajne približne každých 30 minút až niekoľko hodín. Počas tohto času sa izba, ktorú ste práve predali inde, stále javí ako voľná.

iCal navyše zdieľa iba zablokované dátumy. Neposiela ceny, obmedzenia ani počet zostávajúcich izieb, preto funguje zle pri čomkoľvek inom než pri jednej ubytovacej jednotke.

Obojsmerné API vs iCal

Obojsmerné API prepojenie funguje inak. Dostupnosť, ceny a obmedzenia sa odošlú do kanála hneď po zmene a nové rezervácie, úpravy aj zrušenia sa automaticky vrátia do vášho systému. Časové okno, v ktorom môže vzniknúť dvojitá rezervácia, sa skracuje z hodín na sekundy.

Chyby v mapovaní typov izieb

Každý kanál má vlastný zoznam typov izieb a váš channel manager ich musí správne namapovať. Ak je vaša „Dvojlôžková izba s balkónom“ namapovaná na nesprávnu izbu na Booking.com alebo dva typy izieb z kanála smerujú na tú istú fyzickú kapacitu bez spoločného počítania, dostupnosť sa rozíde.

Mapovanie cenových plánov

Namapovať treba aj cenové plány, napríklad nevratnú cenu, cenu s raňajkami alebo dlhodobý pobyt. Cenový plán, ktorý nie je namapovaný alebo je namapovaný na nesprávnu izbu, môže zostať na kanáli otvorený, aj keď ste si mysleli, že ste ho uzavreli.

Uzavreté dátumy sa neodoslali

Vo vlastnom systéme uzavriete dátum pre údržbu alebo súkromnú akciu, ale uzávierka sa nikdy neodošle do jedného z kanálov, napríklad preto, že je pripojený cez iCal alebo daný typ izby nie je namapovaný. Kanál predáva ďalej.

Zrušenia sa nevrátili

Keď sa zrušenie alebo úprava rezervácie na OTA portáli nedostane do vášho systému, izba zostane zablokovaná alebo, horšie, neupraví sa zmenený rozsah dátumov. Niekedy sa stane opak: rezerváciu zrušíte vo svojom systéme, ale kanál ju stále považuje za aktívnu.

Kontrolný zoznam nastavenia

Väčšina práce pri prevencii overbookingu sa robí raz, keď pripájate svoje kanály. Prejdite si tento zoznam pozorne.

Vyberte jeden zdroj pravdy. Všetka dostupnosť má vychádzať z jedného miesta, vášho PMS a channel managera. Prestaňte upravovať dostupnosť priamo v extranete, okrem núdzových situácií.
Namapujte každý typ izby. Skontrolujte, že každý typ izby na každom kanáli je namapovaný na správnu izbu vo vašom systéme a že nič nezostalo nenamapované.
Namapujte každý cenový plán. To isté urobte pri cenových plánoch. Uzavrite alebo odstráňte každý cenový plán na kanáli, ktorý nechcete predávať.
Ak to potrebujete, nastavte maximum na predaj pre každý kanál. Allotmenty alebo hodnota „max to sell“ vám umožnia obmedziť, koľko izieb môže každý kanál predať, napríklad ponechať dve izby pre priame rezervácie v hlavnej sezóne.
Zvážte malú rezervu. Pri dátumoch s vysokým dopytom vám ponechanie jednej izby mimo OTA portálov dá priestor, kam umiestniť hosťa, ak sa niečo pokazí.
Nastavujte minimálnu dĺžku pobytu a ďalšie obmedzenia centrálne. Minimálna dĺžka pobytu, closed to arrival a closed to departure sa majú nastaviť raz a odoslať do každého kanála, nie spravovať samostatne.
Nahraďte iCal všade, kde sa dá. Používajte obojsmerné prepojenia pre každý kanál, ktorý ich ponúka, a iCal ponechajte iba pre platformy, kde nie je dostupné API.
Pred spustením testujte. Vytvorte testovaciu rezerváciu a zrušenie na každom kanáli a skontrolujte, že sa správne zobrazia vo vašom kalendári.
Pravidelne kontrolujte záznam pripojenia. Dobrý channel manager vám ukáže neúspešné aktualizácie. Počas prvých týždňov ho kontrolujte každý deň.

Čo robiť, keď overbooking napriek tomu nastane

Aj pri dôkladnom nastavení môže overbooking vzniknúť, napríklad počas výpadku kanála. Majte pripravený plán, aby ste nemuseli improvizovať s hosťom na recepcii.

Konajte čo najskôr. Hneď ako si všimnete dvojitú rezerváciu, rozhodnite, ktorú rezerváciu presuniete. Kontaktovať hosťa niekoľko dní vopred je oveľa lepšie než mu to oznámiť pri príchode.

Majte pravidlá pre presun hosťa. Pravidlá pre presun určujú, ako premiestnite hosťa, keď ho nemôžete ubytovať. Zvyčajne zahŕňajú, ktoré blízke ubytovacie zariadenia využívate, kto platí náhradnú izbu a dopravu a kto prijíma rozhodnutie.

Premiestnite hosťa do rovnakého alebo lepšieho zariadenia. Majte krátky zoznam blízkych hotelov podobnej alebo vyššej úrovne a dohodnite sa vopred s ich majiteľmi, že si v prípade potreby pomôžete.

Ponúknite férovú kompenzáciu. Zaplaťte rozdiel v cene a taxi a zvážte gesto, napríklad zľavu na budúci pobyt. Dobre zvládnutý presun často aj tak skončí pozitívnym hodnotením.

Kontaktujte partnerskú podporu OTA portálu. Ak rezervácia prišla cez Booking.com, Airbnb alebo iný kanál, informujte ich tím partnerskej podpory, čo sa stalo. Môžu pomôcť s hosťom a zdokumentovanie príčiny ochráni váš profil, ak išlo o technickú chybu.

Nájdite príčinu. Keď je o hosťa postarané, presne dohľadajte, prečo sa to stalo: mapovanie, oneskorenie iCal, ručná zmena alebo neúspešná aktualizácia. Opravte to, aby sa to nezopakovalo.

Ako to rieši channel manager Ospitessa

Channel manager Ospitessa je zabudovaný priamo v PMS, takže kalendár, ktorý používate každý deň, je jediným zdrojom dostupnosti.

Na kanáloch s obojsmerným prepojením sa dostupnosť, ceny a obmedzenia odošlú v priebehu niekoľkých sekúnd od akejkoľvek zmeny a rezervácie, úpravy aj zrušenia sa automaticky vrátia späť.
Prepojenia zahŕňajú Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com, Google Hotels, Vrbo, Hotelbeds, Hostelworld, HRS a viac než 70 ďalších partnerov. Úplný zoznam nájdete na našej stránke integrácií.
iCal je dostupný iba ako záložná možnosť pre platformy bez API prepojenia.
Typy izieb a cenové plány sa mapujú raz a allotmenty, minimálnu dĺžku pobytu a ďalšie obmedzenia môžete nastaviť na jednom mieste cez ceny a dostupnosť.
Rezervácie z vášho vlastného rezervačného systému na webe (booking engine) aktualizujú ten istý kalendár, takže priame rezervácie a rezervácie z OTA portálov nikdy nesúťažia o tú istú izbu.

Ak prechádzate z ručných úprav v extranete alebo z odkazov iCal a chcete si pred prepnutím skontrolovať mapovanie, dohodnite si ukážku a prejdeme si to s vami.

channel manageroverbookingBooking.comAirbnbdistribúcia