Channel manager: αποφυγή overbooking σε Booking.com και Airbnb

Η πώληση των ίδιων δωματίων σε Booking.com, Airbnb, Expedia και στο δικό σας website είναι ο πιο εύκολος τρόπος να γεμίσει ένα μικρό ξενοδοχείο. Είναι επίσης ο πιο εύκολος τρόπος να πουλήσετε το ίδιο δωμάτιο δύο φορές.

Ένα overbooking κοστίζει. Πληρώνετε την εναλλακτική διαμονή του επισκέπτη, μπορεί να χάσετε μια αξιολόγηση και τα OTA μπορούν να επιβάλουν ποινές στην καταχώρισή σας. Τα καλά νέα είναι ότι σχεδόν κάθε overbooking έχει μια σαφή τεχνική αιτία και τα περισσότερα μπορούν να προληφθούν με σωστή ρύθμιση.

Πώς συμβαίνουν στην πράξη τα overbooking

Χειροκίνητες ενημερώσεις στα extranet

Αν ενημερώνετε τη διαθεσιμότητα μπαίνοντας χειροκίνητα σε κάθε extranet, υπάρχει πάντα ένα κενό ανάμεσα στη στιγμή που έρχεται μια κράτηση από ένα κανάλι και στη στιγμή που κλείνετε το δωμάτιο στα υπόλοιπα. Σε ένα βράδυ με υψηλή ζήτηση, δύο κρατήσεις μπορούν να μπουν μέσα σε αυτό το κενό.

Καθυστερήσεις iCal

Πολλά μικρά καταλύματα συνδέουν Airbnb, Vrbo και άλλα κανάλια με συνδέσμους ημερολογίου iCal. Το iCal είναι απλό και δωρεάν, αλλά δεν λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο. Κάθε πλατφόρμα τραβά το ημερολόγιό σας με το δικό της πρόγραμμα, συνήθως κάπου μεταξύ κάθε 30 λεπτών και κάθε λίγων ωρών. Σε αυτό το διάστημα, ένα δωμάτιο που μόλις πουλήσατε αλλού εξακολουθεί να φαίνεται διαθέσιμο.

Το iCal μοιράζεται επίσης μόνο δεσμευμένες ημερομηνίες. Δεν στέλνει τιμές, περιορισμούς ή τον αριθμό δωματίων που απομένουν, οπότε δεν λειτουργεί καλά για οτιδήποτε πέρα από μία μόνο μονάδα.

Αμφίδρομο API έναντι iCal

Μια αμφίδρομη σύνδεση API λειτουργεί διαφορετικά. Η διαθεσιμότητα, οι τιμές και οι περιορισμοί στέλνονται στο κανάλι μόλις αλλάξουν, ενώ οι νέες κρατήσεις, οι τροποποιήσεις και οι ακυρώσεις επιστρέφουν αυτόματα στο σύστημά σας. Το χρονικό παράθυρο μέσα στο οποίο μπορεί να συμβεί διπλή κράτηση μειώνεται από ώρες σε δευτερόλεπτα.

Λάθη αντιστοίχισης τύπων δωματίων

Κάθε κανάλι έχει τη δική του λίστα τύπων δωματίων και το channel manager σας πρέπει να τους αντιστοιχίσει σωστά. Αν το «Δίκλινο με μπαλκόνι» έχει αντιστοιχιστεί σε λάθος δωμάτιο στο Booking.com ή αν δύο τύποι δωματίων καναλιού δείχνουν στο ίδιο πραγματικό απόθεμα χωρίς να μετρώνται μαζί, η διαθεσιμότητα αποσυντονίζεται.

Αντιστοίχιση προγραμμάτων τιμών

Τα προγράμματα τιμών, όπως non-refundable, με πρωινό ή μακρά διαμονή, χρειάζονται επίσης αντιστοίχιση. Ένα πρόγραμμα τιμών που δεν έχει αντιστοιχιστεί ή έχει αντιστοιχιστεί σε λάθος δωμάτιο μπορεί να παραμείνει ανοιχτό σε ένα κανάλι ενώ πιστεύατε ότι το είχατε κλείσει.

Κλειστές ημερομηνίες που δεν αποστέλλονται

Κλείνετε μια ημερομηνία για συντήρηση ή ιδιωτική εκδήλωση στο δικό σας σύστημα, αλλά το κλείσιμο δεν αποστέλλεται ποτέ σε ένα από τα κανάλια, ίσως επειδή είναι συνδεδεμένο μέσω iCal ή επειδή ο συγκεκριμένος τύπος δωματίου δεν έχει αντιστοιχιστεί. Το κανάλι συνεχίζει να πουλά.

Ακυρώσεις που δεν επιστρέφουν

Όταν μια ακύρωση ή τροποποίηση σε ένα OTA δεν φτάνει στο σύστημά σας, το δωμάτιο παραμένει δεσμευμένο ή, ακόμα χειρότερα, δεν ενημερώνεται το τροποποιημένο εύρος ημερομηνιών. Μερικές φορές συμβαίνει το αντίστροφο: ακυρώνετε στο σύστημά σας, αλλά το κανάλι εξακολουθεί να θεωρεί την κράτηση ενεργή.

Checklist ρύθμισης

Το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς για την πρόληψη των overbooking γίνεται μία φορά, όταν συνδέετε τα κανάλια σας. Περάστε προσεκτικά από αυτήν τη λίστα.

1. Επιλέξτε μία πηγή αλήθειας. Όλη η διαθεσιμότητα πρέπει να έρχεται από ένα σημείο: το PMS και το channel manager σας. Σταματήστε να επεξεργάζεστε τη διαθεσιμότητα απευθείας στα extranet, εκτός από περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
2. Αντιστοιχίστε κάθε τύπο δωματίου. Ελέγξτε ότι κάθε τύπος δωματίου σε κάθε κανάλι έχει αντιστοιχιστεί στο σωστό δωμάτιο στο σύστημά σας και ότι δεν έχει μείνει τίποτα χωρίς αντιστοίχιση.
3. Αντιστοιχίστε κάθε πρόγραμμα τιμών. Κάντε το ίδιο για τα προγράμματα τιμών. Κλείστε ή διαγράψτε οποιοδήποτε πρόγραμμα τιμών σε κανάλι που δεν σκοπεύετε να πουλήσετε.
4. Ορίστε μέγιστο προς πώληση ανά κανάλι, αν το χρειάζεστε. Τα allotments ή ένας αριθμός «max to sell» σας επιτρέπουν να περιορίσετε πόσα δωμάτια μπορεί να πάρει κάθε κανάλι, για παράδειγμα κρατώντας δύο δωμάτια για απευθείας κρατήσεις στην υψηλή περίοδο.
5. Σκεφτείτε ένα μικρό buffer. Σε ημερομηνίες υψηλής ζήτησης, κρατώντας ένα δωμάτιο εκτός OTA έχετε πού να τοποθετήσετε έναν επισκέπτη αν κάτι πάει στραβά.
6. Ορίστε ελάχιστη διαμονή και άλλους περιορισμούς κεντρικά. Η ελάχιστη διαμονή, το κλειστό σε άφιξη και το κλειστό σε αναχώρηση πρέπει να ορίζονται μία φορά και να στέλνονται σε κάθε κανάλι, όχι να συντηρούνται ξεχωριστά.
7. Αντικαταστήστε το iCal όπου μπορείτε. Χρησιμοποιήστε αμφίδρομες συνδέσεις για κάθε κανάλι που τις προσφέρει και κρατήστε το iCal μόνο για πλατφόρμες όπου δεν υπάρχει διαθέσιμο API.
8. Δοκιμάστε πριν βγείτε live. Κάντε μια δοκιμαστική κράτηση και μια ακύρωση σε κάθε κανάλι και ελέγξτε ότι εμφανίζονται σωστά στο ημερολόγιό σας.
9. Ελέγχετε τακτικά το αρχείο συνδέσεων. Ένα καλό channel manager σας δείχνει αποτυχημένες ενημερώσεις. Δείτε το κάθε μέρα τις πρώτες εβδομάδες.

Τι να κάνετε όταν συμβεί παρ’ όλα αυτά overbooking

Ακόμα και με προσεκτική ρύθμιση, ένα overbooking μπορεί να συμβεί, για παράδειγμα κατά τη διάρκεια διακοπής λειτουργίας ενός καναλιού. Έχετε έτοιμο ένα σχέδιο, ώστε να μη χρειαστεί να αυτοσχεδιάζετε με έναν επισκέπτη στη ρεσεψιόν.

Δράστε όσο πιο νωρίς γίνεται. Μόλις εντοπίσετε τη διπλή κράτηση, αποφασίστε ποια κράτηση θα μετακινήσετε. Είναι πολύ καλύτερο να επικοινωνήσετε με τον επισκέπτη μέρες πριν, παρά να του το πείτε κατά την άφιξη.

Έχετε πολιτική walk. Μια πολιτική walk ορίζει πώς μεταφέρετε έναν επισκέπτη όταν δεν μπορείτε να τον φιλοξενήσετε. Συνήθως καλύπτει ποια κοντινά καταλύματα χρησιμοποιείτε, ποιος πληρώνει το εναλλακτικό δωμάτιο και τη μεταφορά, και ποιος παίρνει την απόφαση.

Μεταφέρετε τον επισκέπτη σε ισάξιο ή καλύτερο κατάλυμα. Κρατήστε μια σύντομη λίστα με κοντινά ξενοδοχεία παρόμοιας ή υψηλότερης κατηγορίας και συμφωνήστε εκ των προτέρων με τους ιδιοκτήτες τους ότι θα βοηθάτε ο ένας τον άλλον όταν χρειάζεται.

Προσφέρετε δίκαιη αποζημίωση. Πληρώστε τη διαφορά τιμής και το ταξί, και εξετάστε μια κίνηση καλής θέλησης, όπως έκπτωση σε μελλοντική διαμονή. Μια μεταφορά που γίνεται σωστά συχνά καταλήγει παρ’ όλα αυτά σε θετική αξιολόγηση.

Επικοινωνήστε με την υποστήριξη συνεργατών του OTA. Αν η κράτηση ήρθε μέσω Booking.com, Airbnb ή άλλου καναλιού, ενημερώστε την ομάδα υποστήριξης συνεργατών τους για το τι συνέβη. Μπορούν να βοηθήσουν με τον επισκέπτη και η καταγραφή της αιτίας προστατεύει την καταχώρισή σας αν επρόκειτο για τεχνικό σφάλμα.

Βρείτε την αιτία. Αφού φροντίσετε τον επισκέπτη, εντοπίστε ακριβώς γιατί συνέβη: αντιστοίχιση, καθυστέρηση iCal, χειροκίνητη αλλαγή ή αποτυχημένη ενημέρωση. Διορθώστε το ώστε να μην ξανασυμβεί.

Πώς το channel manager της Ospitessa το χειρίζεται αυτό

Το channel manager της Ospitessa είναι ενσωματωμένο στο PMS, οπότε το ημερολόγιο που χρησιμοποιείτε καθημερινά είναι η μόνη πηγή διαθεσιμότητας.

• Σε κανάλια με αμφίδρομη σύνδεση, η διαθεσιμότητα, οι τιμές και οι περιορισμοί στέλνονται μέσα σε δευτερόλεπτα από κάθε αλλαγή, ενώ οι κρατήσεις, οι τροποποιήσεις και οι ακυρώσεις επιστρέφουν αυτόματα.
• Οι συνδέσεις καλύπτουν Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com, Google Hotels, Vrbo, Hotelbeds, Hostelworld, HRS και περισσότερους από 70 ακόμη συνεργάτες. Δείτε την πλήρη λίστα στη σελίδα integrations.
• Το iCal είναι διαθέσιμο μόνο ως εφεδρική λύση για πλατφόρμες χωρίς σύνδεση API.
• Οι τύποι δωματίων και τα προγράμματα τιμών αντιστοιχίζονται μία φορά, και μπορείτε να ορίζετε allotments, ελάχιστη διαμονή και άλλους περιορισμούς σε ένα σημείο μέσω των τιμών και διαθεσιμότητας.
• Οι κρατήσεις από το δικό σας booking engine ενημερώνουν το ίδιο ημερολόγιο, ώστε οι απευθείας κρατήσεις και οι κρατήσεις OTA να μη διεκδικούν ποτέ το ίδιο δωμάτιο.

Αν μεταβαίνετε από χειροκίνητες ενημερώσεις extranet ή συνδέσμους iCal και θέλετε να ελέγξετε την αντιστοίχισή σας πριν την αλλαγή, κλείστε demo και θα το δούμε μαζί σας.

channel manageroverbookingBooking.comAirbnbδιανομή