Channel manager temelleri: overbooking’i önleme

Aynı odaları Booking.com, Airbnb, Expedia ve kendi web sitenizde satmak, küçük bir oteli doldurmanın en kolay yoludur. Aynı zamanda aynı odayı iki kez satmanın da en kolay yoludur.

Overbooking maliyetlidir. Misafirin alternatif konaklamasını ödersiniz, bir yorumu kaybedebilirsiniz ve OTA’lar ilanınızı cezalandırabilir. İyi haber şu: Neredeyse her overbooking’in net bir teknik nedeni vardır ve çoğu doğru kurulumla önlenebilir.

Overbooking gerçekte nasıl olur?

Manuel extranet güncellemeleri

Müsaitliği her extranete tek tek giriş yaparak manuel güncelliyorsanız, bir kanalda rezervasyonun gelmesi ile diğer kanallarda o odayı kapatmanız arasında her zaman bir boşluk oluşur. Yoğun bir akşamda iki rezervasyon tam bu aralığa düşebilir.

iCal gecikmeleri

Birçok küçük tesis, Airbnb, Vrbo ve diğer platformları iCal takvim bağlantılarıyla bağlar. iCal basit ve ücretsizdir, ancak gerçek zamanlı değildir. Her platform takviminizi kendi zamanlamasına göre çeker; bu genellikle 30 dakikada bir ile birkaç saatte bir arasında değişir. Bu süre içinde, başka bir yerde az önce sattığınız bir oda hâlâ müsait görünür.

iCal ayrıca yalnızca bloke tarihleri paylaşır. Fiyatları, kısıtlamaları veya kalan oda sayısını göndermez; bu nedenle tek bir ünite dışındaki senaryolarda zayıf çalışır.

Çift yönlü API ve iCal farkı

Çift yönlü API bağlantısı farklı çalışır. Müsaitlik, fiyatlar ve kısıtlamalar değişir değişmez kanala gönderilir; yeni rezervasyonlar, değişiklikler ve iptaller de otomatik olarak sisteminize geri gelir. Çifte rezervasyonun oluşabileceği zaman aralığı saatlerden saniyelere iner.

Oda tipi eşleştirme hataları

Her kanalın kendi oda tipi listesi vardır ve channel manager bunları doğru şekilde eşleştirmelidir. “Balkonlu Çift Kişilik” odanız Booking.com’da yanlış odaya eşleştirilirse veya iki kanal oda tipi birlikte sayılmadan aynı fiziksel envantere bağlanırsa, müsaitlik senkronu bozulur.

Fiyat planı eşleştirmesi

İade edilmez, kahvaltı dahil veya uzun konaklama gibi fiyat planlarının da eşleştirilmesi gerekir. Eşleştirilmemiş veya yanlış odaya eşleştirilmiş bir fiyat planı, kapattığınızı düşündüğünüz hâlde bir kanalda açık kalabilir.

Kapalı tarihlerin gönderilmemesi

Bakım veya özel bir etkinlik için kendi sisteminizde bir tarihi kapatırsınız; ancak bu kapatma kanallardan birine hiç gönderilmez. Bunun nedeni bağlantının iCal ile yapılması veya ilgili oda tipinin eşleştirilmemiş olması olabilir. Kanal satışa devam eder.

İptallerin geri dönmemesi

Bir OTA’daki iptal veya değişiklik sisteminize ulaşmadığında, oda bloke kalır ya da daha kötüsü, değiştirilen tarih aralığı güncellenmez. Bazen bunun tersi olur: Siz sisteminizde iptal edersiniz, ancak kanal rezervasyonu hâlâ aktif kabul eder.

Kurulum kontrol listesi

Overbooking’i önlemenin en büyük kısmı, kanallarınızı bağlarken bir kez yapılan çalışmadır. Bu listeyi dikkatle kontrol edin.

1. Tek bir doğruluk kaynağı seçin. Tüm müsaitlik tek bir yerden, PMS’inizden ve channel manager’dan gelmelidir. Acil durumlar dışında extranette doğrudan müsaitlik düzenlemeyi bırakın.
2. Her oda tipini eşleştirin. Her kanaldaki her oda tipinin sisteminizdeki doğru odaya eşleştirildiğini ve hiçbir şeyin eşleştirilmeden kalmadığını kontrol edin.
3. Her fiyat planını eşleştirin. Aynı işlemi fiyat planları için de yapın. Satmayı düşünmediğiniz kanal fiyat planlarını kapatın veya silin.
4. Gerekirse kanal başına maksimum satış belirleyin. Allotment veya “satılacak maksimum” değeri, her kanalın kaç oda alabileceğini sınırlamanızı sağlar; örneğin yüksek sezonda doğrudan rezervasyonlar için iki oda ayırabilirsiniz.
5. Küçük bir tampon düşünün. Talebin yüksek olduğu tarihlerde OTA’lardan bir odayı geride tutmak, bir şey ters giderse misafiri yerleştirebileceğiniz bir alan sağlar.
6. Minimum konaklama ve diğer kısıtlamaları merkezden yönetin. Minimum konaklama, girişe kapalı ve çıkışa kapalı kuralları ayrı ayrı tutulmamalı; bir kez ayarlanıp tüm kanallara gönderilmelidir.
7. Mümkün olan yerlerde iCal’i değiştirin. Çift yönlü bağlantı sunan her kanal için bunu kullanın; iCal’i yalnızca API bulunmayan platformlar için yedek olarak tutun.
8. Yayına almadan önce test edin. Her kanalda bir test rezervasyonu ve bir iptal yapın; takviminizde doğru göründüklerini kontrol edin.
9. Bağlantı günlüğünü düzenli kontrol edin. İyi bir channel manager başarısız güncellemeleri gösterir. İlk haftalarda bunu her gün kontrol edin.

Yine de overbooking olursa ne yapmalısınız?

Dikkatli bir kurulumla bile, örneğin bir kanal kesintisi sırasında overbooking yaşanabilir. Resepsiyonda misafirle karşı karşıya kaldığınızda doğaçlama yapmak zorunda kalmamak için hazır bir planınız olsun.

Mümkün olduğunca erken harekete geçin. Çifte rezervasyonu fark eder etmez hangi rezervasyonu taşıyacağınıza karar verin. Misafirle günler öncesinden iletişime geçmek, varışta söylemekten çok daha iyidir.

Bir walk policy oluşturun. Walk policy, misafiri ağırlayamadığınızda onu nasıl başka bir tesise yönlendireceğinizi belirler. Genellikle hangi yakındaki tesisleri kullanacağınızı, alternatif oda ve ulaşım ücretini kimin ödeyeceğini ve kararı kimin vereceğini kapsar.

Eşdeğer veya daha iyi bir tesise yönlendirin. Benzer veya daha yüksek standartta yakındaki otellerden kısa bir liste tutun ve ihtiyaç olduğunda birbirinize yardımcı olmak için sahipleriyle önceden anlaşın.

Adil bir telafi sunun. Fiyat farkını ve taksiyi ödeyin; gelecekteki bir konaklama için indirim gibi bir jesti de değerlendirin. İyi yönetilen bir yönlendirme çoğu zaman yine olumlu bir yorumla sonuçlanır.

OTA’nın partner destek ekibiyle iletişime geçin. Rezervasyon Booking.com, Airbnb veya başka bir kanaldan geldiyse, ne olduğunu partner destek ekibine bildirin. Misafir konusunda yardımcı olabilirler; nedeni belgelemek, sorun teknik bir hatadan kaynaklandıysa ilanınızı korur.

Nedeni bulun. Misafirle ilgilendikten sonra bunun tam olarak neden yaşandığını izleyin: eşleştirme, iCal gecikmesi, manuel değişiklik veya başarısız güncelleme. Tekrar olmaması için düzeltin.

Ospitessa’nın channel manager’ı bunu nasıl yönetir?

Ospitessa channel manager PMS’in içinde yerleşik gelir; bu nedenle her gün kullandığınız takvim, müsaitliğin tek kaynağıdır.

• Çift yönlü bağlantısı olan kanallarda, müsaitlik, fiyatlar ve kısıtlamalar herhangi bir değişiklikten sonra saniyeler içinde gönderilir; rezervasyonlar, değişiklikler ve iptaller otomatik olarak geri gelir.
• Bağlantılar Booking.com, Expedia, Airbnb, Agoda, Trip.com, Google Hotels, Vrbo, Hotelbeds, Hostelworld, HRS ve 70’ten fazla diğer partneri kapsar. Tam listeyi entegrasyonlar sayfamızda görebilirsiniz.
• iCal yalnızca API bağlantısı olmayan platformlar için yedek olarak sunulur.
• Oda tipleri ve fiyat planları bir kez eşleştirilir; allotment, minimum konaklama ve diğer kısıtlamaları fiyatlar ve müsaitlik üzerinden tek bir yerde ayarlayabilirsiniz.
• Kendi online rezervasyon motorunuzdan gelen rezervasyonlar aynı takvimi günceller; böylece doğrudan rezervasyonlar ve OTA rezervasyonları hiçbir zaman aynı oda için yarışmaz.

Manuel extranet güncellemelerinden veya iCal bağlantılarından geçiş yapıyorsanız ve geçiş öncesinde eşleştirmenizi kontrol etmek istiyorsanız, demo isteyin; birlikte üzerinden geçelim.

channel manageroverbookingBooking.comAirbnbdağıtım