Regole di registrazione ospiti in Spagna, Italia e Croazia (2026)

Se gestisci un piccolo hotel, un B&B / affittacamere o più appartamenti nel Sud Europa, la registrazione degli ospiti è uno di quei compiti per cui nessuno ti ringrazia, ma che tutti controllano. Ogni paese ha la sua piattaforma, le sue scadenze e il suo elenco di campi. Se sbagli, rischi sanzioni, controlli o, nel peggiore dei casi, problemi con la licenza.

Questa guida riassume le regole in Spagna, Italia e Croazia aggiornate a novembre 2026. È una panoramica pratica, non una consulenza legale. Le regole cambiano, le regioni aggiungono requisiti propri e l’applicazione può variare: verifica sempre con l’autorità locale o con un consulente del posto prima di fare affidamento su qualsiasi dettaglio indicato qui.

Spagna: SES.Hospedajes

Dal 2 dicembre 2024, le strutture ricettive in Spagna comunicano gli ospiti tramite SES.Hospedajes, una piattaforma gestita dal Ministero dell’Interno. La base giuridica è il Royal Decree 933/2021, che ha ampliato le informazioni da raccogliere e inviare.

Gli aspetti essenziali:

Ogni ospite di almeno 14 anni deve essere registrato.
I dati devono essere comunicati entro 24 ore dall’arrivo.
Devi registrare la tua struttura sulla piattaforma prima di poter inviare qualsiasi comunicazione.
Sono coperte anche le prenotazioni in sé (non solo gli arrivi), quindi i dati di prenotazione devono essere conservati e comunicati.

Il decreto ha aggiunto campi che molti albergatori hanno trovato invasivi o poco pratici, come il rapporto tra adulti e minori che viaggiano insieme e i dettagli sul metodo di pagamento utilizzato. Questi campi aggiuntivi sono stati contestati dal settore e hanno generato molto dibattito: assicurati quindi di lavorare sulla versione aggiornata delle linee guida, non su una checklist datata.

Esistono anche differenze regionali. In Catalogna, le strutture comunicano i dati ai Mossos d'Esquadra tramite il loro sistema, mentre nei Paesi Baschi le comunicazioni vanno alla Ertzaintza. Se operi in una di queste regioni, conferma esattamente quale canale si applica alla tua struttura.

Anche le imposte di soggiorno sono regionali. Catalogna e Isole Baleari ne hanno una da tempo, mentre altre regioni e città hanno introdotto o discusso le proprie. Le tariffe dipendono dal tipo e dalla categoria di alloggio e talvolta dalla stagione, quindi verifica le regole del tuo comune.

Maggiori informazioni su come Ospitessa funziona per le strutture in Spagna: Ospitessa in Spain.

Italia: Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno

In Italia l’obbligo principale è comunicare gli ospiti alla Polizia di Stato tramite Alloggiati Web.

Gli ospiti devono essere comunicati entro 24 ore dall’arrivo.
Per soggiorni inferiori a 24 ore, la comunicazione va effettuata immediatamente all’arrivo.
Devi ottenere le credenziali dalla Questura competente prima di poter usare il sistema.

Separatamente, invii i dati statistici (ISTAT) su arrivi e presenze. Di solito avviene tramite un sistema regionale, e ogni regione ha il proprio portale e formato: il processo in Toscana quindi non sarà identico a quello in Puglia.

La tassa di soggiorno (imposta di soggiorno) è definita da ciascun comune. Importi, esenzioni (per esempio per bambini o soggiorni lunghi) e scadenze di dichiarazione cambiano da città a città, e molti comuni gestiscono un proprio portale online per le dichiarazioni.

Se affitti locazioni brevi, il CIN (Codice Identificativo Nazionale) è ora obbligatorio. Deve essere esposto nei tuoi annunci, anche sulle piattaforme online, e all’interno della struttura stessa.

Un aspetto da seguire con attenzione è l’identificazione da remoto. Nel 2024 e nel 2025 c’è stato un dibattito pubblico su self check-in e key box, dopo che il Ministero dell’Interno ha emanato indicazioni che sottolineano l’identificazione di persona degli ospiti. Questa posizione è stata contestata, anche in tribunale, e la prassi è variata. Se in Italia usi self check-in o serrature smart, verifica le indicazioni aggiornate con la tua Questura prima di decidere come controllare l’identità.

Maggiori dettagli: Ospitessa in Italy.

Croazia: eVisitor, imposta di soggiorno e fiscalizzazione

La Croazia usa un unico sistema nazionale, eVisitor, per la registrazione degli ospiti.

Gli ospiti devono essere registrati entro 24 ore dall’arrivo.
Anche il check-out deve essere registrato, non solo il check-in.
L’imposta di soggiorno (boravišna pristojba) viene calcolata e pagata tramite eVisitor.

La Croazia richiede anche la fiscalizzazione in tempo reale delle ricevute: ogni ricevuta emessa a un ospite deve essere comunicata all’amministrazione fiscale nel momento in cui viene emessa, e la ricevuta deve riportare i codici che lo dimostrano.

Dal 1 gennaio 2026, Fiskalizacija 2.0 ha esteso il sistema alla fatturazione elettronica B2B. Se emetti fattura ad aziende, come tour operator, agenzie o ospiti business con addebito al datore di lavoro, quelle fatture rientrano nelle nuove regole di fatturazione elettronica. Assicurati che il tuo strumento di fatturazione e il tuo commercialista siano pronti.

Maggiori dettagli: Ospitessa in Croatia.

Una checklist pratica per il 2026

In qualunque paese ti trovi, le stesse buone abitudini ti aiutano a evitare problemi:

Conferma di essere registrato sulla piattaforma corretta (SES.Hospedajes o il sistema regionale in Spagna, Alloggiati Web in Italia, eVisitor in Croazia) e che le tue credenziali funzionino.
Scrivi l’elenco esatto dei campi richiesti nel tuo paese e nella tua regione, e confrontalo con ciò che il tuo processo di prenotazione e check-in raccoglie davvero.
Raccogli i dati degli ospiti prima dell’arrivo ogni volta che è possibile, così la reception non deve digitare numeri di passaporto a mezzanotte.
Scansiona i documenti d’identità invece di copiarli a mano, per evitare errori nei nomi e nei numeri dei documenti.
Stabilisci un orario fisso ogni giorno per controllare che ogni arrivo delle ultime 24 ore sia stato comunicato.
Registra i check-out dove il tuo paese lo richiede (la Croazia lo richiede).
Controlla tariffe ed esenzioni dell’imposta di soggiorno del tuo comune all’inizio di ogni stagione.
Conserva la prova dell’invio (ricevute o numeri di conferma) per il periodo richiesto dal tuo paese.
Conserva i dati personali in modo sicuro ed eliminali quando non ti servono più, in linea con il GDPR.
Rivedi le regole almeno una volta all’anno. Tutti e tre i paesi hanno cambiato qualcosa negli ultimi due anni.

Come rendere tutto meno faticoso

La maggior parte del lavoro nella registrazione degli ospiti non è l’invio in sé. È rincorrere i dati mancanti, ricopiare documenti e ricordarsi chi è stato comunicato e chi no. Alcuni cambiamenti fanno una grande differenza.

Raccogli i dati prima dell’arrivo. Con il check-in online, gli ospiti inseriscono i propri dati e caricano il documento dal telefono prima di partire. Quando arrivano, i dati di registrazione sono già nella prenotazione.

Scansiona, non digitare. La scansione dei documenti legge la zona a lettura ottica (MRZ) di passaporti e carte d’identità UE, così nomi, date di nascita, nazionalità e numeri dei documenti entrano direttamente nel profilo ospite senza inserimento manuale.

Tieni un’alternativa cartacea. Per walk-in o ospiti che saltano il check-in online, una scheda di registrazione stampabile con i campi corretti per il tuo paese ti dà un documento firmato alla reception.

Inserisci l’imposta di soggiorno nella prenotazione. Aggiungere le righe dell’imposta di soggiorno direttamente alle prenotazioni significa che l’importo è visibile all’ospite, incluso in fattura e facile da totalizzare per la dichiarazione comunale o nazionale.

Usa il self check-in con attenzione. Un chiosco self check-in o le serrature smart possono far risparmiare molto tempo al personale, ma assicurati che il modo in cui verifichi l’identità rispetti le regole attuali del tuo paese, soprattutto in Italia.

A che punto è Ospitessa oggi

Ospitessa copre già la parte di raccolta dati: scansione dei documenti, check-in online, schede di registrazione stampabili e righe per l’imposta di soggiorno sulle prenotazioni. L’invio diretto a SES.Hospedajes, Alloggiati Web ed eVisitor viene aggiunto paese per paese. Non è ancora disponibile ovunque: chiedici lo stato aggiornato per il tuo paese, oppure consulta le pagine per Spagna, Italia e Croazia e l’elenco completo dei paesi.

Se vuoi vedere come i dati di registrazione passano dalla prenotazione al check-in, puoi prenotare una demo.

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