Gästemeldung in Spanien, Italien und Kroatien (2026)

Wenn Sie ein kleines Hotel, eine Pension oder mehrere Ferienwohnungen in Südeuropa betreiben, gehört die Gästemeldung zu den Aufgaben, für die sich niemand bedankt, die aber jeder prüft. Jedes Land hat seine eigene Plattform, eigene Fristen und eine eigene Liste an Pflichtfeldern. Läuft etwas falsch, riskieren Sie Bußgelder, Kontrollen oder im schlimmsten Fall Probleme mit Ihrer Lizenz.

Dieser Leitfaden fasst die Regeln in Spanien, Italien und Kroatien mit Stand November 2026 zusammen. Er ist ein praktischer Überblick, keine Rechtsberatung. Vorschriften ändern sich, Regionen ergänzen eigene Anforderungen und die Durchsetzung ist unterschiedlich. Prüfen Sie daher immer bei Ihrer zuständigen Behörde oder einem lokalen Berater, bevor Sie sich auf einzelne Angaben verlassen.

Spanien: SES.Hospedajes

Seit dem 2. Dezember 2024 melden Beherbergungsbetriebe in Spanien ihre Gäste über SES.Hospedajes, eine Plattform des Innenministeriums. Rechtsgrundlage ist Royal Decree 933/2021, das die Informationen erweitert hat, die Sie erfassen und übermitteln müssen.

Das Wichtigste:

Jeder Gast ab 14 Jahren muss registriert werden.
Die Daten müssen innerhalb von 24 Stunden nach Anreise übermittelt werden.
Sie müssen Ihren Betrieb auf der Plattform registrieren, bevor Sie Meldungen einreichen können.
Auch Buchungen selbst (nicht nur Anreisen) sind erfasst. Reservierungsdaten müssen daher aufbewahrt und gemeldet werden.

Das Dekret hat Felder ergänzt, die viele Hoteliers als aufdringlich oder unpraktisch empfanden, zum Beispiel die Beziehung zwischen gemeinsam reisenden Erwachsenen und Minderjährigen sowie Angaben zur verwendeten Zahlungsmethode. Diese zusätzlichen Felder waren in der Branche umstritten und haben viel Diskussion ausgelöst. Arbeiten Sie deshalb unbedingt mit der aktuellen Version der Vorgaben und nicht mit einer älteren Checkliste.

Außerdem gibt es regionale Unterschiede. In Katalonien melden Betriebe an die Mossos d'Esquadra über deren eigenes System, im Baskenland gehen die Meldungen an die Ertzaintza. Wenn Sie in einer dieser Regionen tätig sind, klären Sie genau, welcher Meldeweg für Sie gilt.

Auch die Kurtaxe ist regional geregelt. Katalonien und die Balearen haben sie seit Langem, andere Regionen und Städte haben eigene Abgaben eingeführt oder diskutiert. Die Sätze hängen von Art und Kategorie der Unterkunft und teils von der Saison ab. Prüfen Sie daher die Regeln Ihrer Gemeinde.

Mehr dazu, wie Ospitessa für spanische Betriebe funktioniert: Ospitessa in Spanien.

Italien: Alloggiati Web, ISTAT und die tassa di soggiorno

In Italien besteht die zentrale Pflicht darin, Gäste über Alloggiati Web an die Staatspolizei zu melden.

Gäste müssen innerhalb von 24 Stunden nach Anreise gemeldet werden.
Bei Aufenthalten unter 24 Stunden sollte die Meldung sofort bei Anreise erfolgen.
Sie benötigen Zugangsdaten Ihrer zuständigen Questura, bevor Sie das System nutzen können.

Separat übermitteln Sie statistische Daten (ISTAT) zu Anreisen und Nächten. Das läuft in der Regel über ein regionales System. Jede Region hat ihr eigenes Portal und Format, daher sieht der Prozess in der Toskana nicht genau so aus wie in Apulien.

Die tassa di soggiorno (Kurtaxe) wird von jeder Gemeinde festgelegt. Beträge, Befreiungen (zum Beispiel für Kinder oder Langzeitaufenthalte) und Meldefristen unterscheiden sich von Ort zu Ort. Viele Gemeinden betreiben eigene Online-Portale für die Erklärung.

Wenn Sie Kurzzeitvermietungen anbieten, ist inzwischen die CIN (Codice Identificativo Nazionale) erforderlich. Sie muss in Ihren Inseraten, auch auf Online-Plattformen, sowie in der Unterkunft selbst angezeigt werden.

Ein Bereich, den Sie genau im Blick behalten sollten, ist die Identitätsprüfung aus der Ferne. 2024 und 2025 gab es eine öffentliche Debatte über Self Check-in und Schlüsselboxen, nachdem das Innenministerium Hinweise veröffentlicht hatte, die eine persönliche Identitätsprüfung der Gäste betonten. Diese Position wurde angefochten, auch vor Gericht, und die Praxis war unterschiedlich. Wenn Sie in Italien auf Self Check-in oder smarte Türschlösser setzen, prüfen Sie die aktuellen Vorgaben mit Ihrer Questura, bevor Sie festlegen, wie Sie die Identität verifizieren.

Weitere Details: Ospitessa in Italien.

Kroatien: eVisitor, Kurtaxe und Fiskalisierung

Kroatien nutzt für die Gästemeldung ein einheitliches nationales System, eVisitor.

Gäste müssen innerhalb von 24 Stunden nach Anreise registriert werden.
Auch der Check-out muss registriert werden, nicht nur der Check-in.
Die Kurtaxe (boravišna pristojba) wird über eVisitor berechnet und bezahlt.

Kroatien verlangt außerdem die Fiskalisierung in Echtzeit von Belegen: Jeder an einen Gast ausgestellte Beleg muss bei der Ausstellung an die Steuerverwaltung gemeldet werden, und der Beleg muss die Codes enthalten, die dies nachweisen.

Ab dem 1. Januar 2026 hat Fiskalizacija 2.0 das System auf B2B-E-Rechnungen erweitert. Wenn Sie Unternehmen abrechnen, etwa Reiseveranstalter, Agenturen oder Geschäftsreisende, deren Rechnung an den Arbeitgeber geht, fallen diese Rechnungen unter die neuen Regeln zur E-Rechnung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Rechnungstool und Ihr Steuerberater darauf vorbereitet sind.

Weitere Details: Ospitessa in Kroatien.

Eine praktische Checkliste für 2026

Unabhängig vom Land helfen Ihnen dieselben Routinen, Probleme zu vermeiden:

Prüfen Sie, ob Sie auf der richtigen Plattform registriert sind (SES.Hospedajes oder das regionale System in Spanien, Alloggiati Web in Italien, eVisitor in Kroatien) und ob Ihre Zugangsdaten funktionieren.
Notieren Sie die genaue Liste der Pflichtfelder in Ihrem Land und Ihrer Region und vergleichen Sie sie mit den Daten, die Ihr Buchungs- und Check-in-Prozess tatsächlich erfasst.
Erfassen Sie Gästedaten möglichst vor der Anreise, damit die Rezeption nicht um Mitternacht Passnummern eintippen muss.
Scannen Sie Ausweisdokumente, statt sie von Hand zu übertragen, um Tippfehler bei Namen und Dokumentnummern zu vermeiden.
Legen Sie jeden Tag eine feste Uhrzeit fest, zu der Sie prüfen, ob jede Anreise der letzten 24 Stunden gemeldet wurde.
Erfassen Sie Check-outs, wenn Ihr Land dies verlangt (Kroatien tut das).
Prüfen Sie zu Beginn jeder Saison die Kurtaxensätze und Befreiungen Ihrer Gemeinde.
Bewahren Sie Einreichungsnachweise (Belege oder Bestätigungsnummern) für den in Ihrem Land vorgeschriebenen Zeitraum auf.
Speichern Sie personenbezogene Daten sicher und löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr benötigen, im Einklang mit der GDPR.
Überprüfen Sie die Regeln mindestens einmal pro Jahr. In allen drei Ländern hat sich in den letzten zwei Jahren etwas geändert.

Wie Sie den Aufwand reduzieren

Der größte Teil der Arbeit bei der Gästemeldung ist nicht die Übermittlung selbst. Es geht darum, fehlenden Daten hinterherzulaufen, Dokumente erneut abzutippen und im Blick zu behalten, wer bereits gemeldet wurde und wer nicht. Ein paar Änderungen machen einen großen Unterschied.

Daten vor der Anreise erfassen. Mit dem Online-Check-in geben Gäste ihre Daten ein und laden ihr Dokument vor der Reise vom Smartphone hoch. Wenn sie ankommen, liegen die Meldedaten bereits in der Buchung vor.

Scannen, nicht tippen. Der Ausweis-Scan liest die maschinenlesbare Zone (MRZ) von Reisepässen und EU-Ausweisen aus. Namen, Geburtsdaten, Staatsangehörigkeit und Dokumentnummern werden so ohne manuelle Eingabe direkt in das Gästeprofil übernommen.

Papier als Ersatz bereithalten. Für Walk-ins oder Gäste, die den Online-Check-in überspringen, gibt Ihnen ein ausdruckbarer Meldeschein mit den richtigen Feldern für Ihr Land einen unterschriebenen Nachweis an der Rezeption.

Kurtaxe in der Buchung erfassen. Wenn Sie Kurtaxenpositionen direkt zu Buchungen hinzufügen, ist der Betrag für den Gast sichtbar, erscheint auf der Rechnung und lässt sich für Ihre kommunale oder nationale Erklärung leicht summieren.

Self Check-in mit Sorgfalt nutzen. Ein Self-Check-in-Kiosk oder smarte Türschlösser können viel Personalzeit sparen. Stellen Sie aber sicher, dass die Art Ihrer Identitätsprüfung den aktuellen Regeln in Ihrem Land entspricht, besonders in Italien.

Wo Ospitessa heute steht

Ospitessa deckt bereits die Datenerfassung ab: Ausweis-Scan, Online-Check-in, ausdruckbare Meldescheine und Kurtaxenpositionen in Buchungen. Die direkte Übermittlung an SES.Hospedajes, Alloggiati Web und eVisitor wird Land für Land ergänzt. Sie ist noch nicht überall verfügbar. Fragen Sie uns daher nach dem aktuellen Stand in Ihrem Land oder besuchen Sie die Seiten für Spanien, Italien und Kroatien sowie die vollständige Länderliste.

Wenn Sie sehen möchten, wie Meldedaten von der Buchung bis zum Check-in fließen, können Sie eine Demo vereinbaren.

GästemeldungComplianceSpanienItalienKroatienKurtaxe