Règles de fiche de police en Espagne, Italie et Croatie (2026)

Si vous gérez un petit hôtel, une maison d’hôtes ou un ensemble d’appartements en Europe du Sud, la fiche de police fait partie de ces tâches que personne ne vous remercie de faire, mais que tout le monde contrôle. Chaque pays a sa propre plateforme, ses propres délais et sa propre liste de champs. En cas d’erreur, vous risquez des amendes, des contrôles ou, dans le pire des cas, des problèmes avec votre licence.

Ce guide résume les règles en Espagne, en Italie et en Croatie en vigueur en novembre 2026. Il s’agit d’un aperçu pratique, pas d’un conseil juridique. Les règles changent, les régions ajoutent leurs propres exigences et les pratiques de contrôle varient : vérifiez donc toujours auprès de votre autorité locale ou d’un conseiller local avant de vous appuyer sur un détail mentionné ici.

Espagne : SES.Hospedajes

Depuis le 2 décembre 2024, les hébergeurs en Espagne déclarent leurs clients via SES.Hospedajes, une plateforme gérée par le ministère de l’Intérieur. La base juridique est le Royal Decree 933/2021, qui a élargi les informations que vous devez collecter et transmettre.

L’essentiel :

Chaque client âgé de 14 ans ou plus doit être enregistré.
Les données doivent être communiquées dans les 24 heures suivant l’arrivée.
Vous devez enregistrer votre établissement sur la plateforme avant de pouvoir transmettre quoi que ce soit.
Les réservations elles-mêmes (et pas seulement les arrivées) sont également concernées : les données de réservation doivent donc être conservées et déclarées.

Le décret a ajouté des champs que de nombreux hôteliers ont jugés intrusifs ou peu pratiques, comme le lien entre les adultes et les mineurs voyageant ensemble, ainsi que des détails sur le moyen de paiement utilisé. Ces champs supplémentaires ont été controversés dans le secteur et ont suscité de nombreux débats : veillez donc à travailler à partir de la version actuelle des consignes, plutôt que d’une ancienne checklist.

Il existe aussi des différences régionales. En Catalogne, les établissements déclarent aux Mossos d'Esquadra via leur propre système, et au Pays basque les déclarations sont envoyées à l’Ertzaintza. Si vous opérez dans l’une de ces régions, confirmez précisément quel canal s’applique à votre établissement.

Les taxes de séjour sont également régionales. La Catalogne et les îles Baléares en ont depuis longtemps, et d’autres régions et villes ont instauré ou envisagé les leurs. Les tarifs dépendent du type et de la catégorie d’hébergement, et parfois de la saison : vérifiez donc les règles applicables dans votre commune.

En savoir plus sur le fonctionnement d’Ospitessa pour les établissements espagnols : Ospitessa en Espagne.

Italie : Alloggiati Web, ISTAT et tassa di soggiorno

En Italie, l’obligation principale consiste à déclarer les clients à la police d’État via Alloggiati Web.

Les clients doivent être déclarés dans les 24 heures suivant leur arrivée.
Pour les séjours de moins de 24 heures, la déclaration doit être faite immédiatement à l’arrivée.
Vous devez obtenir des identifiants auprès de votre Questura locale avant de pouvoir utiliser le système.

Séparément, vous transmettez des données statistiques (ISTAT) sur les arrivées et les nuitées. Cela passe généralement par un système régional, et chaque région a son propre portail et son propre format : le processus en Toscane ne sera donc pas exactement le même que dans les Pouilles.

La tassa di soggiorno (taxe de séjour) est fixée par chaque commune. Les montants, les exonérations (par exemple pour les enfants ou les longs séjours) et les délais de déclaration varient d’une ville à l’autre, et de nombreuses communes disposent de leur propre portail en ligne pour les déclarations.

Si vous louez des hébergements de courte durée, le CIN (Codice Identificativo Nazionale) est désormais obligatoire. Il doit figurer dans vos annonces, y compris sur les plateformes en ligne, ainsi que dans l’établissement lui-même.

Un point à surveiller de près est l’identification à distance. En 2024 et 2025, un débat public a eu lieu autour du self check-in et des boîtes à clés, après la publication de consignes du ministère de l’Intérieur insistant sur l’identification en personne des clients. Cette position a été contestée, y compris devant les tribunaux, et les pratiques ont varié. Si vous utilisez le self check-in ou des serrures connectées en Italie, vérifiez les consignes actuelles auprès de votre Questura avant de décider comment vous contrôlez l’identité.

Plus de détails : Ospitessa en Italie.

Croatie : eVisitor, taxe de séjour et fiscalisation

La Croatie utilise un système national unique, eVisitor, pour la fiche de police.

Les clients doivent être enregistrés dans les 24 heures suivant leur arrivée.
Le départ doit également être enregistré, pas seulement le check-in.
La taxe de séjour (boravišna pristojba) est calculée et payée via eVisitor.

La Croatie impose aussi la fiscalisation en temps réel des reçus : chaque reçu émis à un client doit être déclaré à l’administration fiscale au moment de son émission, et le reçu doit comporter les codes qui le prouvent.

À partir du 1 janvier 2026, Fiskalizacija 2.0 a étendu le système à la facturation électronique B2B. Si vous facturez des entreprises, comme des tour-opérateurs, des agences ou des clients d’affaires facturés à leur employeur, ces factures relèvent des nouvelles règles de facturation électronique. Assurez-vous que votre outil de facturation et votre expert-comptable sont prêts.

Plus de détails : Ospitessa en Croatie.

Une checklist pratique pour 2026

Quel que soit votre pays, les mêmes habitudes vous évitent des problèmes :

Confirmez que vous êtes inscrit sur la bonne plateforme (SES.Hospedajes ou le système régional en Espagne, Alloggiati Web en Italie, eVisitor en Croatie) et que vos identifiants fonctionnent.
Notez la liste exacte des champs requis dans votre pays et votre région, puis comparez-la avec ce que votre processus de réservation et de check-in collecte réellement.
Collectez les données des clients avant l’arrivée chaque fois que possible, afin que la réception n’ait pas à saisir des numéros de passeport à minuit.
Scannez les pièces d’identité plutôt que de les recopier à la main, afin d’éviter les fautes dans les noms et les numéros de document.
Définissez une heure fixe chaque jour pour vérifier que chaque arrivée des dernières 24 heures a bien été déclarée.
Enregistrez les départs lorsque votre pays l’exige (c’est le cas de la Croatie).
Vérifiez les tarifs et les exonérations de taxe de séjour de votre commune au début de chaque saison.
Conservez les preuves de transmission (reçus ou numéros de confirmation) pendant la durée exigée par votre pays.
Stockez les données personnelles de manière sécurisée et supprimez-les lorsque vous n’en avez plus besoin, conformément au GDPR.
Revoyez les règles au moins une fois par an. Les trois pays ont modifié quelque chose au cours des deux dernières années.

Comment rendre le processus moins pénible

L’essentiel du travail lié à la fiche de police n’est pas la transmission elle-même. C’est relancer pour obtenir les données manquantes, ressaisir les documents et se rappeler qui a été déclaré ou non. Quelques changements font une grande différence.

Collectez les données avant l’arrivée. Avec le check-in en ligne, les clients remplissent leurs informations et téléchargent leur document depuis leur téléphone avant de voyager. Lorsqu’ils arrivent, les données de déclaration sont déjà associées à la réservation.

Scannez, ne saisissez pas. Le scan des pièces d'identité lit la zone lisible par machine (MRZ) des passeports et des cartes d’identité de l’UE : les noms, dates de naissance, nationalité et numéros de document sont ajoutés directement au profil client, sans saisie manuelle.

Gardez une solution papier. Pour les clients sans réservation ou ceux qui ne font pas le check-in en ligne, une fiche d’enregistrement imprimable avec les bons champs pour votre pays vous donne un justificatif signé à la réception.

Ajoutez la taxe de séjour à la réservation. Ajouter les lignes de taxe de séjour directement aux réservations rend le montant visible pour le client, inclus sur la facture et facile à totaliser pour votre déclaration municipale ou nationale.

Utilisez le self check-in avec prudence. Une borne de self check-in ou des serrures connectées peuvent faire gagner beaucoup de temps à votre équipe, mais assurez-vous que votre méthode de vérification d’identité respecte les règles en vigueur dans votre pays, en particulier en Italie.

Où en est Ospitessa aujourd’hui

Ospitessa couvre déjà la collecte des données : scan des pièces d’identité, check-in en ligne, fiches d’enregistrement imprimables et lignes de taxe de séjour sur les réservations. La transmission directe à SES.Hospedajes, Alloggiati Web et eVisitor est ajoutée pays par pays. Elle n’est pas encore disponible partout : demandez-nous le statut actuel dans votre pays, ou consultez les pages pour l’Espagne, l’Italie et la Croatie, ainsi que la liste complète des pays.

Si vous souhaitez voir comment les données de déclaration passent de la réservation au check-in, vous pouvez demander une démo.

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