Regels voor gastenregistratie in Spanje, Italië en Kroatië (2026)

Als je een klein hotel, B&B of een aantal appartementen in Zuid-Europa runt, is gastenregistratie zo’n klus waarvoor niemand je bedankt, maar die wel iedereen controleert. Elk land heeft zijn eigen platform, eigen deadlines en eigen lijst met velden. Doe je het verkeerd, dan riskeer je boetes, inspecties of, in het ergste geval, problemen met je vergunning.

Deze gids vat de regels in Spanje, Italië en Kroatië samen zoals ze gelden in november 2026. Het is een praktisch overzicht, geen juridisch advies. Regels veranderen, regio’s voegen eigen eisen toe en handhaving verschilt, dus check altijd bij je lokale overheid of een lokale adviseur voordat je op een detail in dit artikel vertrouwt.

Spanje: SES.Hospedajes

Sinds 2 december 2024 melden accommodatieaanbieders in Spanje hun gasten via SES.Hospedajes, een platform van het Ministry of the Interior. De wettelijke basis is Royal Decree 933/2021, dat de informatie die je moet verzamelen en doorsturen heeft uitgebreid.

De belangrijkste punten:

Elke gast van 14 jaar of ouder moet worden geregistreerd.
De gegevens moeten binnen 24 uur na aankomst worden doorgegeven.
Je moet je accommodatie op het platform registreren voordat je iets kunt indienen.
Ook boekingen zelf (niet alleen aankomsten) vallen eronder, dus reserveringsgegevens moeten worden bewaard en gemeld.

Het decreet voegde velden toe die veel hoteliers opdringerig of onpraktisch vonden, zoals de relatie tussen volwassenen en minderjarigen die samen reizen en details over de gebruikte betaalmethode. Deze extra velden waren omstreden in de sector en leidden tot veel discussie. Zorg er daarom voor dat je werkt met de actuele versie van de richtlijnen, en niet met een oudere checklist.

Er zijn ook regionale verschillen. In Catalonië melden accommodaties aan de Mossos d'Esquadra via hun eigen systeem, en in Baskenland gaan meldingen naar de Ertzaintza. Werk je in een van die regio’s, bevestig dan precies welk kanaal voor jou geldt.

Toeristenbelastingen zijn ook regionaal. Catalonië en de Balearen hebben al lange tijd een toeristenbelasting, en andere regio’s en steden hebben hun eigen belasting ingevoerd of besproken. Tarieven hangen af van het type en de categorie accommodatie en soms van het seizoen, dus check de regels van je gemeente.

Meer over hoe Ospitessa werkt voor Spaanse accommodaties: Ospitessa in Spanje.

Italië: Alloggiati Web, ISTAT en de tassa di soggiorno

In Italië is de kernverplichting het melden van gasten aan de State Police via Alloggiati Web.

Gasten moeten binnen 24 uur na aankomst worden gemeld.
Bij verblijven korter dan 24 uur moet de melding direct bij aankomst worden gedaan.
Je hebt inloggegevens van je lokale Questura nodig voordat je het systeem kunt gebruiken.

Daarnaast verstuur je statistische gegevens (ISTAT) over aankomsten en overnachtingen. Dit loopt meestal via een regionaal systeem, en elke regio heeft een eigen portaal en formaat. Het proces in Toscane ziet er dus niet precies hetzelfde uit als dat in Apulië.

De tassa di soggiorno (toeristenbelasting) wordt door elke gemeente vastgesteld. Bedragen, vrijstellingen (bijvoorbeeld voor kinderen of lange verblijven) en aangiftedeadlines verschillen per plaats, en veel gemeenten hebben hun eigen online portaal voor aangiften.

Als je kortetermijnverhuur aanbiedt, is de CIN (Codice Identificativo Nazionale) nu verplicht. Deze moet worden getoond in je advertenties, ook op online platforms, en in de accommodatie zelf.

Een punt om goed in de gaten te houden is identificatie op afstand. In 2024 en 2025 was er een publiek debat over self check-in en sleutelkluisjes, nadat het Interior Ministry richtlijnen had uitgevaardigd waarin persoonlijke identificatie van gasten werd benadrukt. Dat standpunt is aangevochten, ook bij de rechtbank, en de praktijk verschilde. Vertrouw je in Italië op self check-in of slimme sloten, check dan de actuele richtlijnen bij je Questura voordat je bepaalt hoe je identiteit verifieert.

Meer details: Ospitessa in Italië.

Kroatië: eVisitor, toeristenbelasting en fiscalisatie

Kroatië gebruikt één nationaal systeem, eVisitor, voor gastenregistratie.

Gasten moeten binnen 24 uur na aankomst worden geregistreerd.
Check-out moet ook worden geregistreerd, niet alleen check-in.
De toeristenbelasting (boravišna pristojba) wordt via eVisitor berekend en betaald.

Kroatië vereist ook realtime fiscalisatie van kassabonnen: elke kassabon die aan een gast wordt uitgegeven, moet bij uitgifte aan de belastingdienst worden gemeld, en de bon moet de codes bevatten die dit bewijzen.

Vanaf 1 januari 2026 heeft Fiskalizacija 2.0 het systeem uitgebreid naar B2B e-facturatie. Als je factureert aan bedrijven, zoals touroperators, agentschappen of zakelijke reizigers die via hun werkgever worden gefactureerd, vallen die facturen onder de nieuwe regels voor e-facturatie. Zorg dat je facturatietool en je boekhouder hier klaar voor zijn.

Meer details: Ospitessa in Kroatië.

Een praktische checklist voor 2026

In welk land je ook zit, met dezelfde gewoontes voorkom je problemen:

Bevestig dat je op het juiste platform bent geregistreerd (SES.Hospedajes of het regionale systeem in Spanje, Alloggiati Web in Italië, eVisitor in Kroatië) en dat je inloggegevens werken.
Schrijf de exacte lijst met verplichte velden in je land en regio op, en vergelijk die met wat je boekings- en check-inproces daadwerkelijk verzamelt.
Verzamel gastgegevens waar mogelijk vóór aankomst, zodat de receptie niet om middernacht paspoortnummers hoeft over te typen.
Scan identiteitsdocumenten in plaats van ze handmatig over te nemen, om typefouten in namen en documentnummers te voorkomen.
Kies elke dag een vast moment om te controleren of elke aankomst van de laatste 24 uur is gemeld.
Registreer check-outs waar je land dat vereist (Kroatië doet dat).
Check aan het begin van elk seizoen de tarieven en vrijstellingen voor toeristenbelasting in je gemeente.
Bewaar bewijs van indiening (ontvangstbewijzen of bevestigingsnummers) gedurende de periode die je land vereist.
Sla persoonsgegevens veilig op en verwijder ze wanneer je ze niet meer nodig hebt, in lijn met GDPR.
Controleer de regels minimaal één keer per jaar. Alle drie de landen hebben in de afgelopen twee jaar iets gewijzigd.

Hoe je dit minder pijnlijk maakt

Het meeste werk bij gastenregistratie zit niet in de indiening zelf. Het zit in het najagen van ontbrekende gegevens, documenten opnieuw overtypen en onthouden wie wel en niet is gemeld. Een paar aanpassingen maken een groot verschil.

Verzamel gegevens vóór aankomst. Met online check-in vullen gasten hun gegevens in en uploaden ze hun document vanaf hun telefoon voordat ze op reis gaan. Tegen de tijd dat ze aankomen, staan de registratiegegevens al op de boeking.

Scan, typ niet. ID-scan leest de machine-readable zone (MRZ) van paspoorten en EU-identiteitskaarten, zodat namen, geboortedata, nationaliteit en documentnummers direct in het gastprofiel komen zonder handmatige invoer.

Zorg voor een papieren fallback. Voor walk-ins of gasten die online check-in overslaan, geeft een printbare registratiekaart met de juiste velden voor jouw land je een ondertekend bewijs aan de receptie.

Zet de toeristenbelasting op de boeking. Door regels voor toeristenbelasting direct aan boekingen toe te voegen, is het bedrag zichtbaar voor de gast, staat het op de factuur en kun je het makkelijk optellen voor je gemeentelijke of nationale aangifte.

Gebruik self check-in zorgvuldig. Een self check-in kiosk of slimme sloten kunnen veel personeelstijd besparen, maar zorg dat de manier waarop je identiteit verifieert voldoet aan de actuele regels in je land, zeker in Italië.

Waar Ospitessa vandaag staat

Ospitessa dekt de kant van gegevensverzameling al: ID-scan, online check-in, printbare registratiekaarten en regels voor toeristenbelasting op boekingen. Rechtstreekse indiening bij SES.Hospedajes, Alloggiati Web en eVisitor wordt land voor land toegevoegd. Het is nog niet overal beschikbaar, dus vraag ons naar de actuele status in jouw land, of bekijk de pagina’s voor Spanje, Italië en Kroatië en de volledige lijst met landen.

Wil je zien hoe registratiegegevens van boeking naar check-in stromen, dan kun je een demo plannen.

gastenregistratiewetgevingSpanjeItaliëKroatiëtoeristenbelasting