AI aan de receptie: het antwoord staat klaar, jij beslist

De prijs in het antwoord is de echte prijs

De AI zoekt kamers en tarieven precies op waar je boekingsmodule op je website dat ook doet: dezelfde tariefplannen, dezelfde aanbiedingen, dezelfde restricties. Als de tekst een bedrag bevat dat niet uit deze data komt, krijgt het concept een waarschuwing en kan het niet vanzelf worden verstuurd.

Een medewerker keurt de boeking goed

Als een gast een kamer wil, boekt de AI die niet zelf. Ze maakt een aanvraag klaar met de data, kamer en totaalprijs, en de receptie klikt op Approve of Decline. Na goedkeuring wordt de prijs opnieuw berekend, komt de boeking binnen als onbevestigde aanvraag zonder betaling, en staat ook de bevestiging voor de gast als concept voor je klaar.

Extra handdoeken, een taxi om 6 uur ’s ochtends of een latere check-out worden aanvragen voor je team, ook met goedkeuring. Annuleringen, wijzigingen, betalingen en klachten gaan direct naar de receptie.

Elk kanaal met zijn eigen regel

Bij e-mail schrijft de AI alleen concepten. Op WhatsApp kun je concepten aanhouden of haar zelfstandig informatievragen laten beantwoorden, bijvoorbeeld alleen wanneer de receptie gesloten is. Je websitechat blijft zoals die is totdat je dat wijzigt. In het begin staat alles uit.

Wat ze weet over je hotel

Je schrijft je huisregels één keer op: parkeren, huisdieren, ontbijttijden, hoe ver het centrum is. Ze antwoordt in de taal waarin de gast schreef. Op haar pagina zie je hoeveel antwoorden zijn verstuurd, hoeveel zijn doorgestuurd naar de receptie en hoeveel boekingen uit gesprekken kwamen. Voor telefoongesprekken, zie ook de AI-receptionist.