Kako pravilno prijaviti goste putem eVisitor sustava u 2026.

Prijava i odjava gostiju putem eVisitor sustava zakonska je obveza za sve smještajne objekte u Hrvatskoj. To uključuje hotele, apartmane, pansione i privatni smještaj. Pravilna prijava gostiju ključna je za izbjegavanje kazni te za ispravno obračunavanje boravišne pristojbe i vođenje statistike.

Tko je obveznik prijave u eVisitor sustav?

Svi pružatelji usluga smještaja – od hotela i apartmana do kampova, turističkih naselja, hostela te privatnih iznajmljivača – dužni su prijaviti svakog gosta u eVisitor. Obveza vrijedi za domaće i strane goste, bez iznimke, neovisno o duljini boravka ili načinu rezervacije. Prijava se odnosi i na kraće boravke (npr. samo jednu noć), kao i na poslovne goste, partnere, agencijske rezervacije, članove obitelji, djecu i osobe koje koriste smještaj u okviru službenih putovanja ili evenata.

U praksi, ovo znači da i ako gost dođe nenajavljeno ili bez potvrđene rezervacije (tzv. walk-in), mora biti prijavljen u sustav. Slično, ako je rezervacija stigla preko vlastite web-stranice, booking enginea, telefonski ili putem agencije, svi gosti povezani s tom rezervacijom ulaze u obvezu prijave.

Primjer: Mali obiteljski hotel u Istri mora prijaviti svaku osobu koja prenoći, bez obzira je li rezervacija stigla preko vlastite web-stranice, booking enginea, telefonski ili putem agencije. Često se događa da vlasnici manjih apartmana zaborave prijaviti djecu ili članove obitelji koji dolaze u istoj rezervaciji – to je česta pogreška koju treba izbjeći.

Rokovi i postupak prijave i odjave gostiju

Gost mora biti prijavljen u eVisitor najkasnije u roku od 24 sata od dolaska, a odjava se mora izvršiti najkasnije 24 sata nakon odlaska gosta. To vrijedi i za vikende i blagdane – nema iznimki. Prijave i odjave mogu se unositi ručno putem web sučelja eVisitor sustava, s bilo kojeg računala ili mobitela s pristupom internetu. Veći objekti s više od nekoliko jedinica često koriste programske integracije s PMS-om, no u Hrvatskoj je za sada potrebno koristiti ručni unos ili rješenje integriranog partnera, budući da Ospitessa u Hrvatskoj još ne omogućuje izravnu prijavu u eVisitor.

Prije prijave, obavezno provjerite točnost osobnih podataka gosta: ime, prezime, datum rođenja, državljanstvo, vrsta i broj dokumenta. Kod stranih gostiju, podaci se prepisuju s putovnice ili osobne iskaznice, a kod domaćih gostiju najčešće s osobne iskaznice. Ako gost nema dokument kod sebe, prijava nije moguća – to je česta situacija kod kasnih dolazaka, pa unaprijed obavijestite goste o potrebi predočenja isprava.

U slučaju poslovnih ili grupnih rezervacija, preporučuje se unaprijed prikupiti sve podatke prije dolaska, kako biste izbjegli kašnjenja i nepotpune prijave. Za objekte s većim brojem dolazaka, preporučuje se vođenje evidencije o statusu prijave svakog gosta (npr. jednostavna lista ili digitalna tablica), kako bi se izbjeglo preklapanje ili zaboravljene prijave.

Najčešće pogreške i kako ih izbjeći

Najčešće pogreške u radu s eVisitorom uključuju:

• Prijava gosta s nepotpunim ili netočnim podacima (npr. pogrešan datum rođenja, broj dokumenta, državljanstvo)
• Zaboravljena odjava gosta nakon odlaska, osobito kod skraćenih ili produljenih boravaka
• Kašnjenje u prijavi ili odjavi (nakon propisanih 24 sata), što može dovesti do inspekcijskog nadzora i prekršajnih kazni
• Neprijavljivanje djece ili članova obitelji, što se često događa kod obiteljskih rezervacija
• Neusklađenost podataka između PMS-a i eVisitor sustava, posebno ako koristite više izvora rezervacija (OTA, vlastita stranica, agencije)

Redovito provjeravajte izvješća u eVisitoru i uskladite ih s vašim kalendarom rezervacija. Preporučuje se svakodnevno ujutro ili navečer proći kroz popis prijavljenih i odjavljenih gostiju. U slučaju sumnje ili tehničkih problema, odmah se obratite lokalnom turističkom uredu ili službi za podršku eVisitor sustava.

Primjer iz prakse: Apartmani u Zadru primili su grupu gostiju, ali je iznajmljivač prijavio samo osobu na čije ime glasi rezervacija, zaboravivši ostale članove grupe. Prilikom inspekcije, utvrđeno je neslaganje broja gostiju, što je dovelo do upozorenja i potencijalne kazne.

Obračun boravišne pristojbe kroz eVisitor

Boravišna pristojba automatski se obračunava putem eVisitor sustava prema broju prijavljenih noćenja i važećim tarifama koje određuje vaša jedinica lokalne samouprave (općina ili grad). Iznos pristojbe može varirati ovisno o sezoni (glavna sezona, predsezona, posezona), vrsti objekta (hotel, apartman, kamp), dobi gosta (npr. djeca, odrasli, umirovljenici), kao i posebnim lokalnim odlukama.

Ako niste sigurni u primjenu pravilnih tarifa, svakako provjerite s nadležnim turističkim uredom u vašoj općini ili gradu. Neke jedinice lokalne samouprave objavljuju tarife na službenim web-stranicama, ali uvijek provjerite ima li izmjena za aktualnu godinu.

Uplate boravišne pristojbe također se prate kroz eVisitor, a sustav generira izvješća za računovodstvo i potrebe inspekcije. Do potpune integracije s hotelskim softverom, preporučuje se ručno usklađivanje podataka iz PMS-a i eVisitor izvješća – primjerice, na kraju svakog tjedna provjerite jesu li svi evidentirani noćenja i naplaćene pristojbe usklađene.

Primjer: Ako vaša općina određuje boravišnu pristojbu po noćenju u visini koju je propisala lokalna samouprava, a tijekom mjeseca ste imali 100 noćenja, sustav će izračunati ukupni iznos i generirati izvještaj za uplatu. Uvijek zadržite potvrde o uplati za potrebe inspekcije. Za točne iznose i pravila provjerite s nadležnim tijelom.

Što učiniti kod tehničkih problema ili iznimnih situacija

Ako je eVisitor sustav privremeno nedostupan (npr. zbog tehničke greške, nestanka interneta ili održavanja), prijavu i odjavu gostiju treba izvršiti čim ponovno bude moguće. U slučaju dulje nedostupnosti, odmah kontaktirajte lokalni turistički ured za upute – oni mogu izdati potvrdu o privremenoj nemogućnosti prijave.

Uvijek zabilježite pokušaje prijave i sve relevantne podatke (datum, vrijeme, ime gosta) za eventualnu inspekciju. Preporučuje se imati papirnatu evidenciju ili digitalnu kopiju podataka gostiju dok ne unesete podatke u eVisitor. U slučaju kontrole, inspektor će tražiti dokaz o pokušaju prijave i razloge kašnjenja.

Posebnu pažnju obratite pri prijavi grupnih rezervacija, poslovnih gostiju ili osoba koje dolaze kasno navečer, kad je veća vjerojatnost tehničkih poteškoća. Unaprijed pripremite podatke za online check-in ako ga koristite, kako biste ubrzali postupak i smanjili mogućnost pogreške.

Primjer: U Splitu je tijekom turističke sezone došlo do nestanka interneta u cijeloj četvrti. Hotel je sve podatke o dolascima bilježio ručno i prijavio čim je veza uspostavljena, uz obavijest turističkom uredu.

Kratka provjera: jeste li ispravno prijavili goste?

• Jesu li svi gosti prijavljeni u eVisitor unutar 24 sata od dolaska?
• Jesu li osobni podaci gosta točni i potpuni (ime, prezime, datum rođenja, državljanstvo, broj dokumenta)?
• Je li svaka odjava izvršena najkasnije 24 sata nakon odlaska?
• Jesu li podaci u vašem PMS-u i eVisitoru usklađeni?
• Jeste li obavijestili gosta o prijavi i eventualnim obvezama (npr. plaćanje boravišne pristojbe)?

Ako koristite AI recepcionarku ili digitalni booking engine, preporučuje se ručno provjeriti svaki unos dok Ospitessa ne omogući izravnu integraciju s eVisitorom. Povremeno pregledajte povijest prijava i odjava, osobito nakon većih grupa ili izmjena rezervacija.

Savjeti i praktična pitanja za vašu regiju

Pravila i visina boravišne pristojbe razlikuju se po županijama i općinama, kao i uvjeti za prijavu sezonskih radnika, vlasnika vikendica, dugoročnih najmova, studentskog boravka ili diplomatskog statusa. Npr. u nekim općinama postoji posebna tarifa za vlasnike kuća za odmor, dok su studenti i djeca do određene dobi često izuzeti od plaćanja pristojbe. Za specifične slučajeve uvijek se obratite lokalnom turističkom uredu ili svom računovođi – oni mogu pružiti najnovije informacije i tumačenja.

Redovito pratite novosti i ažuriranja na službenim stranicama eVisitor sustava, osobito prije početka glavne sezone. Ako poslujete u pograničnim područjima ili na otocima, provjerite ima li posebnih pravila za prijavu gostiju iz susjednih zemalja ili za sezonske radnike.

Za detaljan pregled što Ospitessa pokriva u Hrvatskoj i planove za automatizaciju prijave gostiju, pogledajte ovdje.

Isprobajte digitalni pristup na svom objektu

Ako želite unaprijediti upravljanje prijavama gostiju i pratiti sve podatke na jednom mjestu, zatražite demo i provjerite kako sustav može olakšati svakodnevni rad vašeg objekta.

Zatražite demo

eVisitorprijava gostijuboravišna pristojbaHrvatskaapartmanihotel