Jak správně evidovat zahraniční hosty přes Ubyport

Každý hotel, penzion nebo apartmán v Česku musí vést evidenci svých zahraničních hostů a předávat ji cizinecké policii prostřednictvím systému Ubyport. Přestože se připravuje nový systém e-Turista, v současnosti je Ubyport stále povinným nástrojem pro plnění této zákonné povinnosti. Správná evidence je klíčová nejen kvůli možným kontrolám, ale i pro reputaci vašeho ubytovacího zařízení a plynulost provozu recepce.

Kdo a kdy musí hlásit hosty

Povinnost hlásit zahraniční hosty mají všechna ubytovací zařízení bez ohledu na velikost a typ. Zahraničním hostem je každý, kdo nemá trvalý pobyt v Česku – tedy nejen turisté z ciziny, ale i občané EU nebo osoby s dlouhodobým pobytem v jiné zemi. Povinnost se vztahuje na hotely, penziony, apartmány, ale také na kempy, ubytovny či pronajímatele rekreačních objektů. Hlášení musí být provedeno do 3 pracovních dnů od příjezdu hosta, přičemž se počítají pouze pracovní dny (například host, který přijede v pátek, může být nahlášen do pondělí).

Typickou chybou je opomenutí povinnosti u občanů EU, kteří jsou často vnímáni jako „domácí“ hosté. Povinnost však platí i pro ně, pokud nemají český trvalý pobyt. U dětí mladších 15 let se hlásí údaje zákonného zástupce, což je často opomíjeno zejména v rodinných apartmánech nebo menších penzionech bez stálé recepce. Pokud host prodlouží pobyt, je třeba aktualizovat údaje v systému – na to provozovatelé často zapomínají, což může vést k nesrovnalostem při případné kontrole.

Příklad z praxe: Penzion v Jeseníkách ubytoval skupinu polských cyklistů, z nichž jeden měl trvalý pobyt v ČR. Recepční správně nahlásila pouze tři zahraniční hosty, čtvrtého – s českým trvalým pobytem – nikoliv. Během kontroly bylo vše v pořádku, protože byla správně posouzena povinnost hlášení.

Jaké údaje je potřeba evidovat

Evidence hostů zahrnuje několik povinných údajů:

• jméno a příjmení
• datum narození
• státní občanství
• číslo a typ cestovního dokladu (např. pas, občanský průkaz EU)
• začátek a konec ubytování
• místo pobytu v ČR (adresa zařízení)

Tyto údaje je nutné zadat do Ubyportu přes webové rozhraní, případně prostřednictvím partnerského zpracování dat. Papírová evidence již nestačí, i když je vhodné ji mít pro interní kontrolu nebo při výpadku internetu. Pokud host odmítne poskytnout údaje, nelze ho podle zákona ubytovat – to je důležité zejména u online check-inu, kde může být tento krok přehlédnut.

Typickým omylem je neúplné nebo chybné zadání údajů, například zaměnění čísla dokladu a data narození. Další častou chybou je opomenutí zadání konce pobytu, zejména u delších rezervací, nebo nesprávné uvedení typu dokladu (například místo pasu občanský průkaz mimo EU). U některých hostů, například studentů na výměnných pobytech, může být obtížné rozlišit správný typ dokladu – v takovém případě doporučujeme konzultovat s cizineckou policií.

Práce v systému Ubyport: praktické tipy

Přístup do Ubyportu získáte po registraci vašeho zařízení na webu cizinecké policie. Po schválení registrace obdržíte přístupové údaje, které je vhodné bezpečně uložit a sdílet pouze s pověřenými zaměstnanci. Po přihlášení zadáváte údaje manuálně, případně můžete využít některé PMS systémy, které umožňují export dat pro partnera, který je do Ubyportu nahraje. Přímé napojení je aktuálně v přípravě, do té doby je třeba evidenci řešit ručně nebo přes partnerské služby.

Při zadávání údajů si dejte pozor na:

• správné vyplnění všech povinných polí (systém neumožní odeslat neúplný záznam, ale některé chyby neodhalí)
• kontrolu platnosti dokladů (například pas nesmí být propadlý)
• správné datum příjezdu a odjezdu (nejčastější administrativní chyba)
• aktualizaci údajů při změně rezervace

Pokud uděláte chybu, je možné záznam opravit, ale doporučujeme vést si interní poznámky o změnách pro případ kontroly. V praxi se osvědčuje nastavit si v PMS upozornění na nutnost hlášení, zejména pokud hosté přijíždějí mimo běžnou pracovní dobu recepce. V případě technických potíží s Ubyportem je vhodné uchovávat záložní papírovou evidenci a po obnovení připojení záznamy doplnit.

Příklad z praxe: Malý penzion v Jizerských horách ubytoval skupinu tří německých turistů. Recepční zapsala všechny údaje do Ubyportu druhý den po příjezdu, protože hosté přijeli v pátek večer. Kontrola po měsíci potvrdila, že byla dodržena lhůta i správnost údajů. Pokud by penzion zapomněl zadat datum odjezdu, musel by jej doplnit zpětně a doložit poznámku o změně.

Připravovaný systém e-Turista a jeho dopad

Ministerstvo pro místní rozvoj připravuje nový systém e-Turista, který má v budoucnu nahradit Ubyport a zároveň zjednodušit hlášení místních poplatků z pobytu. Cílem je sjednotit hlášení pro cizineckou policii a obecní úřady, což by mělo snížit administrativní zátěž pro provozovatele. V současnosti však e-Turista ještě není spuštěn, proto je nutné se řídit stávajícími pravidly a evidovat hosty výhradně v Ubyportu.

Doporučujeme sledovat informace na stránkách MMR a cizinecké policie a včas se připravit na přechod na nový systém. V některých krajích již probíhají pilotní projekty e-Turisty, ale povinnost se zatím nevztahuje na běžné provozovatele. Pokud provozujete více ubytovacích zařízení v různých krajích, doporučujeme ověřit, zda se pilotní provoz netýká i vaší oblasti. Přechod na nový systém bude vyžadovat aktualizaci interních postupů a pravděpodobně i školení personálu.

Kontroly a sankce: na co si dát pozor

Kontroly správnosti a včasnosti hlášení provádí cizinecká policie, zpravidla bez předchozího upozornění. Kontrola může proběhnout přímo na recepci, případně formou vyžádání elektronických záznamů. Sankce za neplnění povinností mohou být významné – konkrétní výše pokut se liší podle závažnosti a stanovuje je příslušný správní orgán. V některých případech může být zahájeno správní řízení, zejména při opakovaném nebo úmyslném porušení povinností.

Nejčastější chyby:

• pozdní nahlášení hosta (například zadání až po týdnu od příjezdu)
• neúplné nebo chybné údaje (například chybějící číslo dokladu)
• nesprávné vyhodnocení, kdo je zahraniční host (například přehlédnutí občanů EU)
• absence interní evidence změn (důležitá při zpětné kontrole)

V případě nejasností doporučujeme kontaktovat místně příslušné oddělení cizinecké policie nebo konzultovat situaci s vaším účetním. Každá kontrola je individuální a přístup úřadů se může lišit podle regionu. V některých případech může policie požadovat doložení interní evidence nebo vysvětlení nesrovnalostí v datech.

Příklad z praxe: Apartmán v Praze byl kontrolován po nahlášení sousedy. Policie zjistila, že jeden z hostů nebyl nahlášen v Ubyportu, protože recepční mylně předpokládala, že jde o občana ČR. Výsledkem byla pokuta stanovená podle závažnosti pochybení.

Evidence místního poplatku z pobytu

Kromě hlášení hostů je potřeba vést také evidenci místního poplatku z pobytu, jehož výši a pravidla stanovuje každá obec samostatně. Některé obce mají zvláštní sazby pro různé typy ubytování nebo sezónní období – například horské obce mohou stanovovat vyšší poplatek v určité sezóně. V systému můžete nastavit vlastní sazby a generovat přehledy podle aktuálních požadavků vaší obce. Pokud se například vaše obec rozhodne účtovat konkrétní částku za osobu a noc, lze tuto částku snadno zahrnout do účtu hosta a následně odvést příslušnému úřadu. Výši a pravidla poplatku vždy ověřte u své obce.

Typickým omylem je zapomenutí na výjimky – například děti do určitého věku nebo držitelé průkazu ZTP mohou být od poplatku osvobozeni podle místní vyhlášky. Doporučujeme pravidelně kontrolovat aktuální znění obecní vyhlášky a nastavit výjimky přímo v PMS, aby nedocházelo k chybám při fakturaci. Přehled toho, co Ospitessa pokrývá v Česku, najdete na stránce pro Česko.

Příklad z praxe: Malý rodinný hotel v jižních Čechách zavedl přehlednou evidenci poplatků v PMS a každý měsíc generuje report pro obecní úřad. Díky tomu neměl při kontrole žádné nesrovnalosti a mohl doložit přesné počty hostů i výši odvedených poplatků.

Praktické shrnutí a doporučení

• Ověřte, že máte aktuální přístup do Ubyportu a že vaši zaměstnanci znají postupy evidence, včetně práce s cizími doklady.
• Sledujte plánovaný přechod na e-Turista, ale do té doby využívejte Ubyport a neodkládejte evidenci na poslední chvíli.
• Pravidelně kontrolujte správnost a úplnost zadaných údajů, zejména při změně rezervace nebo prodloužení pobytu.
• Nastavte si v PMS připomínky pro včasné hlášení hostů a pravidelné kontroly evidence.
• Ujistěte se, že evidence místního poplatku odpovídá aktuálním pravidlům vaší obce a že správně evidujete všechny výjimky.
• Při nejasnostech kontaktujte příslušné oddělení cizinecké policie nebo konzultujte s účetním, zejména pokud provozujete více zařízení v různých regionech.

Pokud hledáte hotelový systém, který vám pomůže s evidencí poplatků, správou rezervací a online platbami, domluvte si nezávaznou ukázku Ospitessa na této stránce.

ubyportcizinecká policieevidence hostůpředpisyhotelový provoz