Cómo registrar huéspedes en SES.Hospedajes paso a paso en tu hotel

Registrar a tus huéspedes de forma correcta en SES.Hospedajes es una tarea obligatoria para cualquier hotel, hostal o apartamento turístico en España. Cumplir con este trámite no solo evita sanciones, sino que también protege la seguridad de tu alojamiento y de tus huéspedes. Aquí tienes una guía práctica, concreta y adaptada a la realidad de 2026.

Qué es SES.Hospedajes y a quién afecta

SES.Hospedajes es la plataforma estatal del Ministerio del Interior para el registro de huéspedes en alojamientos turísticos. La obligación afecta a todos los alojamientos, desde hoteles hasta casas rurales y apartamentos turísticos, que deben comunicar los datos de los huéspedes mayores de 14 años en las 24 horas siguientes a su llegada. En Cataluña y el País Vasco, el proceso se realiza a través de los sistemas propios de los Mossos d'Esquadra y la Ertzaintza, respectivamente.

No registrar correctamente a los huéspedes puede suponer sanciones administrativas importantes. Además, es fundamental conservar los partes de viajeros durante el periodo exigido por la normativa vigente (consulta el plazo concreto con la autoridad competente).

Pasos para registrar a tus huéspedes

El proceso de registro se puede resumir en estos pasos básicos:

• Recoge los datos personales del huésped (nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento, fecha de expedición, domicilio habitual y firma).
• Asegúrate de que el huésped tenga 14 años o más para el registro obligatorio.
• Accede al portal SES.Hospedajes con tu usuario y contraseña.
• Introduce los datos de cada huésped y de la reserva (fecha de entrada, número de personas, habitación, etc.).
• Envía la información en un plazo máximo de 24 horas desde la llegada.
• Conserva copia del parte de viajeros en papel o en formato digital, accesible para inspecciones.

Ejemplo: Un pequeño hostal en Granada recibe a una familia a las 18:00. El recepcionista recopila los datos de los padres y del hijo de 16 años, pero no del hijo de 12, ya que solo es obligatorio a partir de los 14 años. Antes de las 18:00 del día siguiente, sube los datos a SES.Hospedajes y guarda los partes digitalizados en una carpeta segura del ordenador.

Particularidades en Cataluña y País Vasco

En Cataluña, los alojamientos deben enviar los partes de viajeros a los Mossos d'Esquadra mediante el portal específico de la policía autonómica. El País Vasco utiliza un sistema propio gestionado por la Ertzaintza. Los plazos y datos requeridos son similares, pero la plataforma de comunicación y los formularios pueden variar. Es recomendable consultar con la comisaría local o la autoridad autonómica si tienes dudas sobre el procedimiento concreto en tu municipio o comarca.

Si gestionas alojamientos en varias comunidades autónomas, asegúrate de conocer los requisitos de cada una y de utilizar los formularios y canales adecuados en cada caso.

Herramientas y soluciones para agilizar el registro

Actualmente, muchos hoteles gestionan el registro de viajeros de forma manual, lo que puede suponer un trabajo repetitivo y propenso a errores. Algunos PMS están preparando la integración directa con SES.Hospedajes, pero por ahora tendrás que seguir utilizando el portal oficial o soluciones de terceros para enviar los datos. Mientras tanto, puedes aprovechar funcionalidades como el escaneo de documentos y la recogida digital de datos para agilizar el proceso y reducir errores.

En la página de Ospitessa en España puedes ver qué funcionalidades están disponibles actualmente y cuáles están en preparación, para planificar la digitalización progresiva de tu recepción.

Consejos para evitar errores frecuentes

Registrar a los huéspedes puede parecer sencillo, pero hay errores habituales que conviene evitar:

• No pedir la firma del parte de viajeros (sigue siendo obligatoria, aunque sea digital).
• Confundir la edad mínima: solo es obligatorio registrar a los mayores de 14 años.
• Introducir datos incorrectos o incompletos (verifica siempre el documento de identidad).
• Olvidar enviar los datos en el plazo de 24 horas.
• No conservar los partes durante el periodo exigido por la normativa.

Si tienes dudas sobre la interpretación de la normativa, contacta con tu asesor contable o con la comisaría de Policía Nacional, Guardia Civil o policía autonómica correspondiente.

Checklist rápida para tu recepción

• ¿Tienes un procedimiento claro para recoger, verificar y firmar los datos de cada huésped?
• ¿Tu equipo conoce la diferencia entre el registro estatal y los sistemas autonómicos?
• ¿Has comprobado que los partes se envían siempre en plazo?
• ¿Conservas los registros durante el periodo exigido, accesibles para inspección? (Consulta el plazo concreto con la autoridad competente)
• ¿Tienes previsto actualizar tu PMS cuando esté disponible la integración directa con SES.Hospedajes?

Qué preguntar a tu asesor o la autoridad

• ¿Qué sistema y formato debo utilizar en mi municipio o comunidad autónoma?
• ¿Cómo puedo digitalizar la recogida y conservación de los partes de viajeros?
• ¿Qué debo hacer si detecto un error después de enviar los datos?
• ¿Cuál es el canal de contacto para resolver incidencias con el registro?

Da el siguiente paso: digitaliza tu proceso

Automatizar la recogida de datos y la generación de partes de viajeros te permitirá ahorrar tiempo y reducir errores en recepción. Cuando la integración con SES.Hospedajes esté disponible en Ospitessa, podrás gestionar el registro de viajeros directamente desde tu PMS, junto con otras tareas clave como la gestión de tasas turísticas y facturación. Si quieres ver cómo puede funcionar en tu establecimiento, solicita una demo.

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