E-Rechnungen in der Hotellerie: Was bei öffentlichen Auftraggebern zu beachten ist

Seit einigen Jahren gilt in Österreich für die Hotellerie bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern die Pflicht zur Übermittlung von E-Rechnungen. Viele Betriebe stehen vor der Frage, wie diese Vorgaben praktisch umzusetzen sind und worauf speziell im Kontakt mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen zu achten ist. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, was Sie als Hotelier rund um die E-Rechnung wissen und beachten müssen, welche typischen Fehler auftreten und wie Sie Ihr Haus sicher aufstellen.

Wer ist betroffen und was bedeutet E-Rechnung?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Hotels, Pensionen, B&Bs sowie Serviced Apartments, die Leistungen oder Lieferungen an öffentliche Auftraggeber erbringen. Öffentliche Auftraggeber sind in Österreich nicht nur Bundesstellen, sondern auch Gemeindeämter, Landesregierungen, Universitäten, Schulen, Sozialversicherungsträger und andere Körperschaften öffentlichen Rechts. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße: Auch kleine Pensionen oder Ferienwohnungsanbieter können betroffen sein, etwa wenn sie Zimmer für eine Gemeinde oder einen Landesbetrieb bereitstellen.

Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach eine digital versendete Rechnung (wie ein PDF), sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. Dies ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch die Empfänger, was insbesondere bei öffentlichen Institutionen vorgeschrieben ist. Die Übermittlung erfolgt nicht per E-Mail, sondern über spezielle Portale oder Netzwerke. Für den Bund ist das zentrale System das Unternehmensserviceportal (USP), das auch von vielen Landesstellen genutzt wird. Die E-Rechnung muss dabei im vorgeschriebenen Format erstellt werden, damit sie von den Systemen der öffentlichen Hand verarbeitet werden kann.

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass nur große Hotels betroffen seien oder dass eine PDF-Rechnung ausreicht. Tatsächlich kann schon ein einzelner Auftrag einer Gemeinde, zum Beispiel für eine Übernachtung oder eine kleine Veranstaltung, die E-Rechnungspflicht auslösen. Es empfiehlt sich daher, bei jeder Anfrage eines öffentlichen Auftraggebers nachzufragen, ob eine E-Rechnung erforderlich ist.

Formate, Portale und regionale Unterschiede

Für die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gibt es in Österreich klare technische Vorgaben. Das wichtigste Format ist ebInterface, das für die meisten Bundesstellen verpflichtend ist. Alternativ wird häufig auch das europäische PEPPOL-Format akzeptiert, insbesondere wenn der Auftraggeber an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen ist. Die Übermittlung erfolgt in der Regel über das USP, das ein eigenes E-Rechnungsportal bereitstellt. Manche Auftraggeber – etwa in Wien oder der Steiermark – verlangen explizit die Nutzung von PEPPOL oder haben eigene Portale für die Einreichung.

Die Anforderungen können je nach Bundesland, Gemeinde oder sogar einzelner Behörde unterschiedlich sein. Während einige Gemeinden das USP nutzen, fordern andere eine Übermittlung über regionale Portale oder verlangen zusätzliche Angaben, wie etwa spezifische Kostenstellen- oder Projektnummern. Die Einhaltung der formalen Vorgaben ist entscheidend, da bereits kleine Abweichungen zu einer Rückweisung der Rechnung führen können.

• Prüfen Sie, welches Format Ihr öffentlicher Auftraggeber verlangt (ebInterface, PEPPOL oder ein anderes)
• Klären Sie, ob die Rechnung direkt im USP hochgeladen werden soll oder ein anderes Portal genutzt wird
• Beachten Sie regionale Vorgaben zur Rechnungsnummer, UID, Leistungsdatum, Leistungszeitraum, Bankverbindung und weiteren Pflichtangaben
• Erkundigen Sie sich nach speziellen Hinweisen für die Einreichung bei Landes- oder Gemeindebehörden, insbesondere bei wiederkehrenden Aufträgen

Beispiel: Ein kleines Hotel in Tirol erhält eine Anfrage der Landesregierung für die Unterbringung von Gästen im Rahmen einer Konferenz. Die Landesstelle fordert die Einreichung der Rechnung im PEPPOL-Format über das Landesportal. Das Hotel klärt im Vorfeld, welche Pflichtfelder gefüllt werden müssen, und kann so Verzögerungen vermeiden.

Typische Fehlerquellen und wie Sie diese vermeiden

In der Praxis treten immer wieder Fehler bei der Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen auf, die zu Rückweisungen oder Zahlungsrückständen führen können. Besonders kleinere Betriebe unterschätzen den formalen Aufwand oder sind mit den technischen Anforderungen nicht vertraut. Zu den häufigsten Fehlern zählen:

• Übermittlung von PDF-Rechnungen per E-Mail, obwohl diese nicht als E-Rechnung gelten
• Nutzung eines falschen Formats (z. B. XML, das nicht ebInterface-konform ist)
• Fehlen von Pflichtangaben wie Referenznummer, Leistungszeitraum oder UID des Empfängers
• Falsche oder unvollständige Angabe der Bankverbindung oder des Rechnungsempfängers
• Nichtbeachtung von Portalanforderungen, etwa fehlende Registrierung im USP oder PEPPOL-Netzwerk

Ein Beispiel: Ein Gästehaus in Niederösterreich erhält einen Auftrag von der Gemeinde für die Unterbringung von Seminarteilnehmern. Die Rechnung wird als PDF per E-Mail gesendet. Die Gemeinde kann diese jedoch nicht akzeptieren, da sie ausschließlich E-Rechnungen über das USP im ebInterface-Format annimmt. Die Folge: Die Zahlung verzögert sich erheblich, und das Gästehaus muss die Rechnung erneut korrekt einreichen.

Um diese Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich eine enge Abstimmung mit dem Auftraggeber vor Rechnungslegung. Dokumentieren Sie die Anforderungen und erstellen Sie gegebenenfalls eine Checkliste für Ihr Team. Prüfen Sie vor Versand, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und ob die Datei im richtigen Format vorliegt. Bei Unsicherheiten kann eine Rücksprache mit dem Steuerberater oder der zuständigen Behörde helfen.

Praktische Umsetzung im Hotelalltag

Die praktische Umsetzung der E-Rechnung kann je nach Betriebsgröße und technischer Ausstattung unterschiedlich erfolgen. Viele Hotels nutzen bereits Buchhaltungsprogramme, die eine direkte Schnittstelle zum USP oder zum PEPPOL-Netzwerk bieten. Damit können E-Rechnungen direkt aus dem System erstellt und übermittelt werden. In kleineren Betrieben oder bei seltenen Vorgängen ist es auch möglich, die E-Rechnung manuell im USP zu erfassen und hochzuladen. Hierfür ist eine Registrierung im Unternehmensserviceportal erforderlich, die auch von der Inhaberin oder vom Steuerberater vorgenommen werden kann.

Wichtig ist, dass das Personal oder der beauftragte Steuerberater mit den Prozessen und technischen Anforderungen vertraut ist. Es empfiehlt sich, einen klaren Ablauf für die Erstellung, Prüfung und Übermittlung der E-Rechnung festzulegen. Auch sollten Bestätigungen über den erfolgreichen Versand aufbewahrt werden, um im Zweifelsfall einen Nachweis gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber zu haben.

Die Integration der E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber ist bei Ospitessa in Vorbereitung. Bis zur Verfügbarkeit dieser Funktion empfiehlt es sich, weiterhin auf bewährte manuelle oder partnergestützte Abläufe zurückzugreifen. Für die Verwaltung der Ortstaxe und Zahlungsabwicklung ist Ospitessa bereits heute einsetzbar und unterstützt Sie bei der zentralen Verwaltung Ihrer Buchungen und Zahlungen.

Beispiel: Ein B&B in Salzburg erhält gelegentlich Aufträge vom Land für Übernachtungen im Rahmen von Kulturveranstaltungen. Da es kein eigenes Buchhaltungsprogramm mit E-Rechnungsfunktion nutzt, erstellt das Team die E-Rechnung manuell im USP, überprüft gemeinsam mit dem Steuerberater die Pflichtfelder und dokumentiert die Einreichung sorgfältig.

Checkliste: So gehen Sie vor

• Prüfen Sie, ob Ihr Kunde eine öffentliche Stelle ist (z. B. Gemeinde, Land, Universität)
• Erfragen Sie das gewünschte Rechnungsformat und das Einreichungsportal beim Auftraggeber oder der zuständigen Behörde
• Erfassen Sie alle Pflichtangaben (Referenznummer, UID, vollständige Adresse, Leistungszeitraum, Bankverbindung etc.)
• Erstellen Sie die E-Rechnung im geforderten Format (z. B. ebInterface oder PEPPOL)
• Übermitteln Sie die Rechnung über das korrekte Portal (USP, PEPPOL oder ein regionales Portal)
• Dokumentieren Sie den Versand und bewahren Sie Bestätigungen und Rückmeldungen auf (z. B. Übermittlungsprotokoll, Empfangsbestätigung)

Diese Schritte helfen Ihnen, den Prozess nachvollziehbar und revisionssicher zu gestalten. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem Steuerberater oder dem zuständigen Gemeindeamt.

Was Sie beim Steuerberater oder der Behörde erfragen sollten

Gerade bei neuen oder seltenen Vorgängen empfiehlt sich eine Rückfrage beim Steuerberater oder direkt bei der zuständigen Behörde. Fragen Sie konkret nach:

• Welches E-Rechnungsformat wird akzeptiert (ebInterface, PEPPOL oder anderes)?
• Gibt es eine zentrale Rechnungsstelle oder eine spezielle Ansprechperson für Rechnungen?
• Welche Referenznummer, Bestellnummer oder Kostenstelle ist anzugeben?
• Gibt es abweichende Vorgaben je nach Bundesland oder Gemeinde, etwa zu Pflichtfeldern oder Einreichungswegen?
• Wie erfolgt die Rückmeldung bei fehlerhaften Einreichungen, und wie können Korrekturen eingereicht werden?

So vermeiden Sie unnötige Rückläufer und Zahlungsverzögerungen. Dokumentieren Sie die erhaltenen Informationen und halten Sie sie für zukünftige Vorgänge bereit. Achten Sie darauf, bei Änderungen der Vorgaben (z. B. durch neue Landesportale) rechtzeitig informiert zu bleiben.

Weiterführende Hinweise und digitale Unterstützung

Weitere Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben und zu digitalen Prozessen in der österreichischen Hotellerie finden Sie unter was Ospitessa in Österreich abdeckt. Für die automatisierte Zahlungsabwicklung, das Managen der Ortstaxe und die zentrale Verwaltung von Buchungen steht Ospitessa bereits heute zur Verfügung. Für die Integration der E-Rechnung und anderer digitaler Prozesse empfiehlt sich, regelmäßig die aktuellen Entwicklungen und Funktionen von Ospitessa zu prüfen.

Wenn Sie sehen möchten, wie Sie Ihre Rechnungsprozesse im Hotelalltag vereinfachen können, vereinbaren Sie gerne eine Demo und erleben Sie Ospitessa in der Praxis.

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